“A decisão profissional continua a pertencer ao contabilista” – Kangaroo Files

Por: Daniela Felício com Ana Marisa Vieira

A inteligência artificial começa a ganhar espaço na contabilidade, onde tarefas como a classificação de documentos e a preparação de lançamentos podem consumir uma parte significativa do tempo dos profissionais. Foi para responder a este tipo de trabalho repetitivo que a Kangaroo Files desenvolveu o Kangaroo Contabilista, uma tecnologia que interpreta documentos e prepara lançamentos contabilísticos com recurso a inteligência artificial.

A solução está já a ser utilizada no tratamento da documentação de mais de 600 empresas e deverá chegar ao final do ano a processar mais de 250 mil documentos por mês, segundo a empresa. A tecnologia procura automatizar parte do trabalho sem retirar ao contabilista a decisão final, sinalizando os casos em que não tem confiança suficiente para avançar.

Em entrevista à PME Magazine, Leonardo Domingues, CEO da Kangaroo Files, explica como nasceu a tecnologia, de que forma a inteligência artificial é utilizada nos lançamentos contabilísticos e qual o impacto que esta automação pode ter no trabalho dos profissionais. O responsável fala ainda sobre os próximos passos da empresa e sobre a possibilidade de levar a mesma tecnologia para outras áreas.

PME Magazine (PME Mag.) – Como nasceu a Kangaroo Files e que problema concreto identificaram no trabalho das empresas de contabilidade que vos levou a desenvolver o Kangaroo Contabilista?

Leonardo Domingues, CEO da Kangaroo Files – A Kangaroo Files nasceu inicialmente como uma área de cliente em cloud, algo que permitisse aos contabilistas disponibilizar documentos aos seus clientes de forma simples, 24 horas por dia, a partir de qualquer lugar.

A área de cliente teve uma adesão muito positiva. Por ser fácil de usar, os clientes começaram a utilizá-la para enviar todo o tipo de documentos, incluindo faturas. E foi aí que nos começaram a pedir: “Já que temos os documentos no Kangaroo, porque não fazem disto um Arquivo Digital Fiscal?”

Pouco tempo depois, acrescentámos o Arquivo Digital Fiscal ao Kangaroo, mas com um salto evolutivo: inteligência artificial para algumas funções. Do Arquivo Digital Fiscal até começarem a surgir pedidos para utilizar IA nos próprios lançamentos contabilísticos foi um ápice.

Foi nesse contexto, e graças à colaboração de alguns extraordinários contabilistas, nossos clientes, que surgiu aquele que viria a tornar-se o primeiro programa em Portugal capaz de interpretar os documentos e preparar os respetivos lançamentos contabilísticos através de inteligência artificial.

E essa evolução ainda está no início. Praticamente todos os meses, o Kangaroo acrescenta novas funcionalidades para eliminar trabalho repetitivo do dia a dia dos contabilistas.

“A inteligência artificial do Kangaroo lê o documento linha a linha e procura entender a natureza de cada artigo ou serviço, relacionando-o com a atividade da empresa.”

 

PME Mag. – O que distingue o Kangaroo Contabilista das ferramentas tradicionais de automatização contabilística e de que forma a inteligência artificial permite interpretar uma fatura de forma diferente?

A principal diferença está no tipo de informação que o Kangaroo analisa e na capacidade de interpretar os documentos como um todo.

Imaginemos, por exemplo, uma empresa que compra habitualmente mercadorias a um determinado fornecedor. O contabilista, ao longo dos últimos anos, parametrizou esse fornecedor para que todas as suas faturas sejam lançadas como mercadoria. No entanto, no meio de uma dessas faturas, pode surgir um equipamento que deveria ser tratado como imobilizado, em vez de mercadoria. A parametrização convencional não é sensível a esta exceção, razão pela qual os contabilistas continuaram, durante todo este tempo, a ter de abrir e verificar fatura a fatura para evitar potenciais erros do lançamento automático.

É precisamente num problema como este que o Kangaroo faz a diferença.

A inteligência artificial do Kangaroo lê o documento linha a linha e procura entender a natureza de cada artigo ou serviço, relacionando-o com a atividade da empresa. A partir dessa interpretação, prepara os lançamentos contabilísticos de acordo com as instruções previamente dadas pelo contabilista. Mesmo assim, quando encontra uma situação nova ou algo que não consegue interpretar com segurança, sinaliza essa incerteza para que seja o contabilista a decidir.

Esta capacidade de interpretação não depende de o documento existir no e-Fatura ou ter QR Code. Por isso, o Kangaroo consegue também preparar os lançamentos contabilísticos de faturas estrangeiras e de outros documentos de suporte à contabilidade, como avisos de lançamento, pagamentos de impostos, entre outros.

PME Mag. – A tecnologia já está a ser utilizada por várias empresas de contabilidade em Portugal. Que resultados estão a observar no terreno e que impacto tem tido na produtividade e na organização do trabalho?

A produtividade de um gabinete de contabilidade depende também da forma como os seus clientes entregam os documentos. E ainda existe alguma resistência em abandonar o papel.

O Kangaroo abordou esse problema tornando o envio digital o mais simples possível. Os clientes podem enviar documentos através da Área de Cliente, por email, pelo simples reencaminhamento de emails ou até através de uma fotografia enviada diretamente por WhatsApp.

Logo que o documento chega, o Kangaroo começa a trabalhar sobre ele.

Quando o contabilista vê os documentos, estes já estão classificados e ordenados por tipo e data, e os documentos repetidos já foram identificados. Depois, o Kangaroo cruza os documentos recebidos com o e-Fatura e sinaliza aqueles que estão em falta. Entretanto, os restantes já têm o respetivo pré-lançamento preparado, aguardando apenas a validação ou decisão do contabilista.

É daqui que resulta uma parte muito significativa dos ganhos de produtividade que observamos nos nossos clientes: o contabilista intervém cada vez menos na

preparação dos documentos e cada vez mais naquilo que exige efetivamente conhecimento contabilístico.

E mesmo quando o cliente continua a entregar documentos em papel, o gabinete pode digitalizá-los com um scanner convencional e enviá-los para o Kangaroo, iniciando a partir daí exatamente o mesmo processo.

PME Mag. –Podem partilhar alguns números concretos sobre a utilização da plataforma, por exemplo, número de empresas ou documentos processados, tempo poupado ou redução do trabalho manual?

Atualmente, o Kangaroo já é utilizado no tratamento da documentação de mais de 600 empresas, e estimamos chegar ao final do ano a processar mais de 250.000 documentos por mês, entre faturas, notas de crédito, recibos, pagamentos, depósitos, levantamentos, guias de pagamento de impostos, entre outros.

Em relação ao tempo poupado, há tarefas que deixaram praticamente de exigir intervenção manual. A classificação e organização dos documentos por tipo, data ou fornecedor, por exemplo, é feita automaticamente pelo Kangaroo.

O mesmo acontece com a preparação dos lançamentos contabilísticos: a inteligência artificial começa a trabalhar assim que o documento entra na plataforma, sem necessidade de o contabilista iniciar o processo.

Por isso, mais do que apontarmos uma percentagem genérica de tempo poupado, preferimos olhar para tarefas concretas que deixaram de consumir tempo ao contabilista e passaram a ser executadas automaticamente pelo Kangaroo.

A inteligência artificial executa e aprende; a decisão profissional continua a pertencer ao contabilista.

 

PME Mag. –Num setor onde a precisão é fundamental, como é garantido que os lançamentos propostos pela IA são fiáveis e qual continua a ser o papel do contabilista neste processo?

A contabilidade assenta em regras e exige um elevado nível de precisão. Já a inteligência artificial é, por natureza, probabilística: trabalha com probabilidades e, por isso, existe sempre a possibilidade de erro.

Aplicar inteligência artificial à contabilidade é relativamente fácil. O verdadeiro desafio é garantir que ela sabe quando não deve decidir.

Esse foi um dos principais desafios no desenvolvimento do Kangaroo: garantir que o modelo nunca efetua um lançamento apenas porque determinada opção é estatisticamente a mais provável.

Sempre que o Kangaroo não tem um nível de confiança suficiente, sinaliza o documento e pede ajuda ao contabilista para que seja ele a decidir.

O contabilista continua, por isso, a ter dois papéis centrais: definir como o Kangaroo deve atuar no seu gabinete e validar o trabalho realizado. E, sempre que surge uma situação nova, é também o contabilista que ensina ao Kangaroo como deverá tratá-la no futuro.

A inteligência artificial executa e aprende; a decisão profissional continua a pertencer ao contabilista.

PME Mag. – A inteligência artificial é muitas vezes encarada como uma ameaça aos postos de trabalho. No caso da contabilidade, acreditam que estas ferramentas vão substituir tarefas ou permitir que os profissionais se concentrem em funções de maior valor acrescentado?

Não há dúvida de que algumas tarefas vão simplesmente desaparecer com a introdução de ferramentas como o Kangaroo. Mas isso não significa necessariamente que desapareçam os postos de trabalho.

Nas conversas que temos com contabilistas encontramos, quase sempre, profissionais assoberbados de trabalho e permanentemente pressionados pelos prazos. Ou seja, existe hoje mais trabalho do que a capacidade instalada em muitos gabinetes.

Numa primeira fase, o impacto do Kangaroo é muito simples: retirar tarefas repetitivas, aliviar essa carga de trabalho e devolver algum tempo e qualidade de vida às equipas.

Mas existe uma segunda oportunidade. Os contabilistas sabem que há um enorme potencial de serviços de maior valor acrescentado que gostariam de prestar aos seus clientes e para os quais, muitas vezes, simplesmente não têm tempo.

Ao assumir uma parte significativa do trabalho repetitivo, o Kangaroo liberta os profissionais para funções onde o seu conhecimento realmente acrescenta valor: analisar, aconselhar, antecipar problemas e estar mais próximo do cliente.

No final, ganham todos: o cliente recebe um serviço melhor, o gabinete aumenta o valor do que presta e os seus profissionais deixam de consumir uma parte tão grande do seu tempo em tarefas repetitivas.

PME Mag. – O Kangaroo Contabilista foi desenvolvido em Portugal com foco no mercado nacional. Qual é o próximo passo para a empresa e que outras áreas da contabilidade poderão ser transformadas pela inteligência artificial nos próximos anos?

Desde que introduzimos a inteligência artificial no apoio ao contabilista, em 2025, os contabilistas têm sido extraordinariamente generosos nas sugestões sobre até onde o Kangaroo os poderia ajudar nas tarefas do dia a dia.

Muitas das funcionalidades que hoje fazem parte do Kangaroo Contabilista nasceram precisamente desse diálogo. Temos vindo a introduzir novas funções praticamente todos os meses e estamos ainda no início: há muitas tarefas administrativas e contabilísticas onde a inteligência artificial pode retirar trabalho repetitivo, melhorar o controlo e ajudar o contabilista a concentrar-se cada vez mais na análise e na decisão.

Em paralelo, estamos a desenvolver um novo produto baseado na mesma tecnologia do Kangaroo Contabilista, mas destinado às empresas em geral. Uma das suas principais funções será interpretar documentos de compras e introduzir essa informação diretamente no ERP da empresa, libertando as equipas de tarefas repetitivas de introdução de dados.

Esta tecnologia está a ser desenvolvida de forma que os nossos parceiros informáticos possam utilizá-la como base para criar soluções específicas para os seus próprios clientes. A nossa ambição é que o Kangaroo não seja apenas um produto fechado, mas também uma plataforma tecnológica sobre a qual possam ser desenvolvidas novas soluções.

Grande parte desta evolução tem sido possível graças à colaboração dos contabilistas e parceiros que trabalham connosco. Por isso, é justo terminar com um agradecimento a todos aqueles que têm ajudado a transformar o Kangaroo naquilo que é hoje.