“A nossa calculadora resulta da adoção de um modelo de IA” – VenuesIn

Por: Ana Marisa Vieira e Helena Schlindwein

Fundada em 2019, a VenuesIn nasceu com o objetivo de facilitar a organização de eventos corporativos, oferecendo um serviço de “venues finder” que ajudava empresas a encontrar os espaços ideais para workshops, conferências ou team buildings.

Hoje, a empresa com sede no Campo Pequeno, em Lisboa, conta com uma equipa de sete profissionais, mas atua em todo o território nacional, ilhas incluídas, e já leva eventos a países como Espanha, França, Países Baixos e Chéquia.

Em 2024, a VenuesIn registou um crescimento de cerca de 40% face ao ano anterior, refletindo também um aumento de mais de 20% no número de eventos organizados.

Com uma visão 360 graus do negócio, a empresa deixou de se focar apenas na identificação de espaços e passou a gerir todos os serviços associados a um evento, desde o catering à segurança, oferecendo uma experiência completa aos seus clientes.

Em entrevista à PME Magazine, Rodrigo Nené, cofundador & General Manager da VenuesIn, revela como a inovação tecnológica, a atenção ao detalhe e o conhecimento do mercado têm sido determinantes para o crescimento da marca, partilhando também as tendências do setor, as soluções digitais desenvolvidas internamente e os planos estratégicos para 2026.

PME Magazine (PME Mag.) – A VenuesIn nasceu em 2019 com o foco na área da organização e gestão de eventos. Como evoluiu o modelo de negócio até aos dias de hoje?

Rodrigo Nené (R. N.) – A origem da VenuesIn dá-se como um venues finder, ou seja, um serviço que consistia em encontrar locais para eventos de cariz corporativo, que podiam ir de workshops a team building, encontros de quadros empresariais, festas comemorativas de datas simbólicas, conferências, entre outros.

Isto, em 2019. Antes da pandemia… O facto de sermos obrigados a parar e aguardar por um regresso (mais ou menos) ao normal, e ficarmos expectantes quanto ao futuro do setor de eventos, deu-nos também a oportunidade para repensar objetivos e modelos organizacionais. E é isso que se tem verificado nos últimos cerca de 4 anos.

“Passámos a ter uma visão 360 graus do negócio, ao nível da gestão de todo o serviço oferecido”

Deixámos de nos cingir apenas à identificação dos locais adequados para a realização de determinado evento, passámos a ter uma visão 360 graus do negócio, ao nível da gestão de todo o serviço oferecido. Assim, atualmente, poderemos explorar todos os momentos, desde a pesquisa pelos melhores locais para venues com determinadas características, até à gestão de catering, serviço de bar, hospedeiras, segurança, entre outros.

PME Mag. – Que balanço fazem de 2025 em termos de crescimento, resultados e consolidação da marca, e quais são os principais objetivos estratégicos definidos para 2026?

Há um aspeto que nos diferencia face à concorrência e, com isso, permite-nos consolidar a operação e esperar um crescimento no curto-médio prazo. Falo da nossa capacidade de enviar propostas em 24 horas úteis. A resposta é fundamental, numa área onde tantas vezes as oportunidades ou os desafios surgem no último momento e exigem uma decisão imediata.

Perante isso, porque somos direcionados para a capacidade organizativa e minuciosos até ao detalhe, para além de conhecermos muito bem o mercado nacional e as suas idiossincrasias, pretendemos continuar a nossa trajetória de crescimento e aumentar a quota de mercado em território nacional, bem como captar ainda mais eventos internacionais para o nosso país. E, com isso, assumirmo-nos como o principal venue finder em Portugal. Em face deste percurso, estarão criadas todas as condições estruturais para nos internacionalizarmos e entrarmos em mercados que consideramos estratégicos, como o norte-americano.

PME Mag. – A VenuesIn lançou uma calculadora digital. Como é que estas soluções ajudam as empresas a tomar decisões mais rápidas e informadas?

Importa salientar que esta solução foi pensada, criada e desenvolvida internamente, com know how exclusivo da VenuesIn. Esta é uma ferramenta com foco numa pesquisa exploratória, pois permite ter uma visão prévia do investimento necessário para eventos com determinadas características, da localização, à dimensão do espaço, do número de pessoas previstas ao catering exigido. 

“A nossa calculadora resulta da adoção de um modelo de IA, associado à experiência de centenas de propostas realizadas pela nossa equipa comercial ao longo destes anos”

Ou seja, a calculadora digital que a VenuesIn desenvolveu vem resolver os pedidos embrionários, sejam estes de clientes ou de empresas, resultantes de desafios, para os quais necessitam de ter uma primeira perspetiva do custo associado. A nossa calculadora resulta da adoção de um modelo de IA, associado à experiência de centenas de propostas realizadas pela nossa equipa comercial ao longo destes anos. 

É interessante verificar que houve uma extraordinária adesão a esta simulação. Recentemente, quando as organizações estiveram a preparar os seus orçamento para 2026 (e algumas ainda se encontram), esta foi uma ferramenta muito relevante; o que demonstra bem a sua mais-valia, seja para os utilizadores, seja para os nossos profissionais, que podem agora centrar os seus esforços noutras fases do processo.

PME Mag. – Quais são as principais tendências no setor dos eventos em Portugal? E que tipo de eventos são mais procurados por empresas e organizações?

Desde logo, verificamos um crescimento sustentado do setor. Não apenas no número de eventos, mas na qualidade e na narrativa em torno dos mesmos.

“Os espaços próprios das empresas ganham vida para alguns eventos, como convívios de início de verão”

Por exemplo, procura-se inovar, e com isso gerar valor, seja junto de um cliente interno, como externo. Embora se aborde cada vez mais o regresso aos escritórios, o teletrabalho mantém-se relevante, e esse é um óbice para união das equipas. Como consequência, somos muito procurados para organizar eventos que juntem as pessoas num formato presencial. É igualmente interessante verificar que os espaços próprios das empresas ganham vida para alguns eventos, como convívios de início de verão. E se tiverem rooftop, é um must que não deixam de aproveitar.

Se olharmos numa ótica internacional, as grandes tendências são a IA e o desenvolvimento de venues com foco na Saúde e Bem-Estar. 

No caso da IA, cresce a sua utilização em torno da logística, com a adoção de assistentes virtuais e apoio a clientes, bem como nas atividades de Team Building. É muito curioso, e talvez revelador de alguma renitência por parte das pessoas em relação às novas tecnologias, mas já criámos uma narrativa que teve como génese o roubo de informações do servidor principal por parte da IA. Os presentes foram divididos em equipas e tiveram como missão desvendar enigmas e recuperar essa mesma informação. 

No que concerne à Saúde e Bem-Estar, o conceito é mais leve, com menor dimensão – até cerca de 30 pessoas –, muito vocacionado para o relaxamento. Se o grupo for maior, já desenvolvemos um produto inovador que tem sido um sucesso, o “Running Club – Empresa X”, onde um coach promove uma corrida com vários graus de exigência. Perfeito para começar a manhã, pois a energia criada dará outra estaleca e motivação para as exigência profissionais do dia a dia.

PME Mag. – As PME nem sempre dispõem de equipas internas dedicadas à organização de eventos. Que papel pode a VenuesIn desempenhar como parceiro estratégico destas empresas?

O papel da VenuesIn é, desde logo, o de um parceiro externo sempre disponível. Por termos uma estrutura muito experiente, com vasto conhecimento do setor e capacidade de resposta imediata aos desafios levantados pelas empresas, isso coloca-nos numa posição privilegiada.

“O reconhecimento das tendências que moldam o setor e que poderão fazer a diferença e o aconselhamento especializado são fatores cruciais para as PME”

O reconhecimento das tendências que moldam o setor e que poderão fazer a diferença e o aconselhamento especializado são fatores cruciais para as PME, cujas atenções e competências, por norma, centram-se em fazer crescer o seu modelo de negócio.

A isto, some-se a componente financeira. Ao não ter profissionais alocados internamente à área de eventos, os quais decorrem em períodos muito específicos e devidamente calendarizados, as empresas permitem-se não ter um custo em permanência, que resulta num impacto meramente sazonal.

Em suma, que vantagens financeiras traz uma parceria com a VenuesIn? Simples, o investimento não é fixo, os gastos são inferiores, e o ganhos associados bem superiores, através de um parceiro altamente competente, que alcança os objetivos desejados.