Andar com o negócio às costas? Porque não andar com o negócio na palma da mão?

Por: José Simões, diretor da Unidade de Pequenos Negócios e Retalho na Cegid

É recorrente ouvirmos, nas conversas de café ou até em contextos mais formais, que ter um negócio é “deixar de ter vida”.  Esta perceção, muitas vezes partilhada por micro e pequenos empresários que acumulam múltiplas funções no seu dia a dia, reflete os desafios reais de gerir um negócio com recursos limitados.

Efetivamente, exige muita dedicação e traz muitas responsabilidades. Mas, felizmente, hoje em dia já existe muita tecnologia disponível para ajudar os empreendedores e gestores de pequenos negócios nessa missão. Tudo o que é preciso é mudar mentalidades. E não é pouco. Na verdade, é o mais importante, mas as vantagens são muitas. Portanto, vale a pena pensar nisso. E para o relembrar, nada melhor do que o Dia Internacional das Micro, Pequenas e Médias Empresas (MPME), que a Organização das Nações Unidas (ONU) assinala a 27 de junho. Esta importante data visa homenagear aqueles que constituem a esmagadora maioria dos negócios do planeta, os pequenos negócios. Numa data relevante, é importante sublinhar o potencial transformador que a tecnologia pode ter nestas organizações. Não apenas como ferramenta de eficiência, mas como gerador de um novo equilíbrio entre o negócio e a vida pessoal.

Em Portugal, as MPME representam uma verdadeira força motriz da economia: mais de 1,5 milhões de empresas, empregam 3,6 milhões de pessoas e são responsáveis por 93 milhões de euros em valor acrescentado bruto – ou seja, a riqueza que efetivamente criam através da sua atividade, antes de serem contabilizados impostos ou subsídios. Estão ativas nos setores que mais marcam o dia a dia económico e social, como os serviços, o comércio, a construção, o alojamento e restauração, a agricultura e a indústria.

Como acontece esta mudança?  

No terreno, a mudança faz-se passo a passo – empresário a empresário, colaborador a colaborador, tarefa a tarefa – com resultados visíveis. As ferramentas de automatização de tarefas, baseadas em inteligência artificial, podem ser o ponto de viragem nestes negócios, permitindo aos gestores dedicar-se mais à gestão e menos a tarefas administrativas. 

Tomemos como um exemplo prático um restaurante. O gerente consulta o stock e, em vez de perder tempo a cruzar dados ou a ligar a fornecedores, fala com um assistente com IA. Em segundos, sabe o que tem em falta, quando vai precisar de repor, quem é o fornecedor habitual e, melhor ainda, o sistema sugere logo a encomenda. O que antes exigia várias tarefas manuais, resolve-se agora em poucos minutos, numa simples conversa com um agente inteligente, sem papéis e com maior rigor. 

Afinal, no tempo que levaria uma breve conversa de café, o proprietário deste negócio conseguiu validar existências em stock, efetuar encomenda a fornecedor e enviar a respetiva fatura. Aliás, uma vez que ainda é cedo, talvez ainda tenha tempo de ir buscar os filhos à escola, ou ver em conjunto com o chef, aquela nova receita que queriam introduzir no menu. E o melhor de tudo? O rigor da informação é absoluto. Não há erros de contagem de stock ou dados errados na encomenda. É tudo tratado automaticamente com base nos dados registados no sistema de informação. 

Este cenário pode ser facilmente replicado noutras áreas de atividade. Na construção, por exemplo, a integração de AI e automatismos, pode assegurar que os materiais são entregues atempadamente, de acordo com as medições previstas em projeto, reduzindo falhas de abastecimento e prevenindo atrasos na obra. Na área da saúde, a automação pode libertar os profissionais administrativos de tarefas repetitivas, como a faturação ou o preenchimento de fichas de cliente, permitindo-lhes focar-se no atendimento e organização do serviço. No retalho, oficinas, lojas de roupa ou produtos para animais, é possível automatizar a gestão de stocks, faturar mais rápido e evitar esquecimentos. 
 
O importante é: com o apoio da tecnologia certa, é possível reduzir significativamente a carga administrativa dos pequenos empresários e das suas equipas, aumentando a eficiência sem necessidade de reforçar recursos.  

Se a tecnologia existe, porque não simplificar a vida? Será que os nossos gestores e empreendedores querem continuar a andar com o negócio às costas? Esse esforço hercúleo já não é necessário. Não será bem melhor andar com o negócio na mão?  É que agora, com um simples telemóvel, é possível ter sempre presentes os dados do negócio, pedir ajuda a agentes inteligentes e executar tarefas administrativas em poucos segundos. Assim, os gestores podem gerir, os empreendedores podem dedicar-se a empreender. E as pequenas ideias hoje, têm melhores condições para virar grandes negócios amanhã. 

Não valerá a pena pensar nesta mudança? E no futuro promissor que a tecnologia reserva para os pequenos negócios?