Canais de denúncia: uma oportunidade de melhoria para as organizações?

Por: Elsa Veloso, advogada especialista em privacidade e proteção de dados e CEO da DPO Consulting  

O dia 18 de junho marcou o início de um novo paradigma nas organizações com 50 ou mais colaboradores, com a obrigação legal, de acordo com a lei nº 93/2021, de 20 de dezembro, da implementação de um canal de denúncias interno, assim como, a previsão de mecanismos de proteção dos denunciantes contra atos de retaliação.

Independentemente da sua natureza e setor de atividade, os canais de denúncia surgem como uma oportunidade de melhoria para as organizações, na medida em que a sua atividade é, em todos os casos, permeável aos comportamentos dos seus colaboradores, fornecedores, órgãos de gestão, e até mesmo de fiscalização, pondo em causa a integridade e a transparência da organização, afetando consideravelmente a sua reputação e rentabilidade.

Neste sentido, é importante que as organizações estejam consciencializadas da necessidade do cumprimento e implementação desta nova obrigação legal, garantindo assim a conformidade com as normas legais e regulamentares, ao nível do direito nacional e do direito da União Europeia. O recurso a profissionais ou empresas que atuem nestas áreas tornou-se fundamental para as organizações que pretendem ser exemplares nesta matéria. O papel dos consultores junto das organizações é de extrema importância, sobretudo, ao nível da formação dos quadros da organização, desde os órgãos de gestão, fiscalização, execução e demais colaboradores que diariamente se relacionem ao nível comercial e laboral.

A função dos consultores reside na garantia da confidencialidade do denunciante quando este se identifica, ou da anonimização, quando este não se identifica perante a organização, assegurando sempre o tratamento dos dados em respeito pelo princípio da minimização e conservação dos dados estritamente necessários, durante o período de cinco anos. O recurso a estes profissionais e empresas permite uma gestão informada, segura e eficaz das denúncias das organizações, em conformidade com a lei, mas também a sua monotorização e acompanhamento.

A implementação de canais de denúncia nas organizações prevê um conjunto de políticas, processos e procedimentos, que devem ser devidamente redigidas e documentadas, em linha com os princípios e normas orientadoras do canal de denúncias para todos os envolvidos. Uma organização distinguida ou conhecida por estar conforme e respeitar os princípios da igualdade, transparência, livre concorrência, imparcialidade, integridade, legalidade e justa distribuição de riqueza é, desde logo, uma organização vencedora que beneficia a sua posição no mercado, potencia a sua seriedade e melhora a sua reputação a todos os níveis. A conjugação destes fatores traz uma maior procura e, consequentemente, aumento do rendimento e resultados.

Naturalmente, as organizações esperam receber apoio na apresentação de medidas mitigadoras com base numa análise do risco, sob a égide do cumprimento rigoroso das normas de segurança da informação. Além disso, a existência de um workflow de acompanhamento e interação com o denunciante permite a segregação da informação. Sublinhamos, por isso, a necessidade da elaboração de um modelo de formação que permita responder às necessidades de comunicação interna, mas também, de forma externa sobre o canal de denúncias.

Só assim, as organizações conseguem prevenir e até mitigar o impacto da ocorrência de violações da sua ética e conduta internas, como também, das leis e regulamentos nacionais e comunitários, mantendo-se no escopo da lei. Ninguém deseja fazer parte ou estabelecer relações comerciais com organizações que não respeitam as mais elementares bases setoriais e normativas em prol de um lucro ou atividade desmedida, ou até com fundamento e origem duvidosa ou ilícita.

A aposta em soluções integradas de canais de denúncias, como é o caso da solução de whistleblowing desenvolvida pela DPO Consulting, garante uma gestão mais eficaz destes processos e aporta vantagens para todos os envolvidos: para as organizações, que recebem um selo de conformidade alavancando a sua boa reputação na proteção dos seus bens e ativos, em linha com a lei, mas também, para os trabalhadores, colaboradores e demais integrantes, enquanto denunciantes, que veem garantido o respeito pelos seus direitos e não retaliação da organização contra si, fundado na atuação da sua entidade patronal ou parceiro, provida de uma cultura ética corporativa de integridade e transparência.