Despedir um trabalhador: que prova deve a empresa reunir antes de avançar?

Por: Félix Bernardo, sócia e coordenadora da área laboral da Caldeira Pires, Sociedade de Advogados 

Despedir um trabalhador é uma decisão sensível e, para muitas PME, difícil de gerir. Não está apenas em causa a decisão em si, mas a capacidade da empresa para explicar, documentar e demonstrar os motivos que a justificam.

Em direito do trabalho, não basta a empresa estar convencida de que tem razão. É necessário que os factos estejam organizados, que o procedimento seja adequado e que a decisão possa ser compreendida por quem a recebe e, se necessário, por quem mais tarde a venha a apreciar.

A pergunta essencial deve ser feita antes de qualquer decisão: se este despedimento for contestado, conseguimos demonstrar o que aconteceu?

1. Começar por identificar o tipo de despedimento

O primeiro passo é perceber qual é o enquadramento jurídico da situação.

Nem todos os despedimentos têm a mesma lógica, nem exigem a mesma prova. Um despedimento disciplinar parte de um comportamento imputado ao trabalhador. Já um despedimento por extinção do posto de trabalho ou um despedimento colectivo assenta, em regra, em razões ligadas à empresa, à sua organização ou à sua actividade.

Esta distinção é importante porque o enquadramento aplicável resulta da situação concreta e condiciona o procedimento a seguir, os documentos necessários, os prazos aplicáveis e os factos que terão de ser demonstrados.

Antes de avançar, importa perceber se está em causa uma situação de natureza disciplinar ou uma decisão fundada em razões objectivas ligadas à organização, à actividade ou às necessidades da empresa. Essa análise condiciona todo o processo.

2. No despedimento disciplinar, os factos têm de ser concretos

Quando está em causa um despedimento disciplinar, a empresa deve conseguir identificar com precisão os comportamentos imputados ao trabalhador.

Não basta dizer que houve “quebra de confiança”, “desobediência”, “mau desempenho” ou “incumprimento reiterado”.

Estas expressões podem ter relevância, mas só são úteis se estiverem ligadas a factos concretos.

A empresa deve conseguir responder às seguintes questões:

• O que aconteceu?
• Quando aconteceu?
• Quem presenciou ou teve conhecimento?
• Que instrução, regra ou obrigação foi incumprida?
• Houve advertências anteriores?
• Que impacto teve a conduta na empresa, na equipa ou no cliente?
• Existem documentos, comunicações, registos ou testemunhas?

Quanto mais genérica for a acusação, maior será o risco de o procedimento ficar fragilizado. A nota de culpa deve permitir ao trabalhador compreender os factos que lhe são imputados e exercer o seu direito de defesa.

3. A prova deve ser reunida antes, não depois

Um erro frequente é a empresa decidir primeiro e tentar organizar a prova depois.

Essa inversão pode criar dificuldades. Se os factos não foram registados, se as instruções foram apenas verbais, se as ocorrências nunca foram formalizadas ou se não existem elementos que permitam reconstruir o que aconteceu, o despedimento pode tornar-se vulnerável.

A prova deve ser pensada antes da decisão final.

Isto não significa criar artificialmente documentação. Significa reunir, de forma organizada, os elementos que já existem e perceber se são suficientes para sustentar a medida que a empresa pretende adoptar.

Podem ser relevantes, por exemplo, emails, mensagens, registos internos, mapas de assiduidade, relatórios, advertências, avaliações de desempenho, comunicações ao trabalhador, normas internas ou testemunhos.

4. Nas reorganizações, é preciso explicar a lógica da decisão

Quando o despedimento resulta de razões económicas, estruturais, tecnológicas ou de reorganização, a empresa deve conseguir explicar a ligação entre essas razões e o posto de trabalho afectado.

Não basta afirmar que houve quebra de actividade, necessidade de redução de custos ou reorganização interna. É necessário demonstrar de que forma esses motivos justificam a eliminação de determinado posto ou a inclusão de determinados trabalhadores no procedimento.

Nas PME, esta explicação é muitas vezes feita de forma intuitiva, porque quem gere a empresa conhece bem a realidade do negócio. Mas essa percepção interna deve ser traduzida em elementos objectivos.

A empresa deve conseguir explicar:

• Que alteração ocorreu na actividade ou na organização?
• Que posto de trabalho é afectado?
• Porque é que esse posto deixou de ser necessário?
• Existem outros postos compatíveis?
• Que critérios foram usados para seleccionar os trabalhadores abrangidos?
• Esses critérios são coerentes com os fundamentos invocados?

Esta ligação entre fundamento, posto de trabalho e critério de selecção é uma das partes mais relevantes do procedimento.

5. Os critérios de selecção devem ser claros

Sempre que seja necessário escolher trabalhadores abrangidos por uma medida de despedimento, os critérios de selecção devem ser definidos com rigor.

Critérios vagos, contraditórios ou alterados durante o procedimento aumentam o risco da decisão. O mesmo sucede quando os critérios não têm relação com os fundamentos apresentados pela empresa.

Por exemplo, se a razão invocada for a reorganização de uma área, é importante que os critérios utilizados estejam ligados à estrutura dessa área, às funções desempenhadas, às necessidades futuras da empresa ou a outros elementos objectivos e justificáveis.

A empresa deve evitar que a decisão pareça assentar apenas numa escolha pessoal ou numa preferência não documentada.

6. Não esquecer compensações e créditos laborais

A preparação de um despedimento não se limita à fundamentação.

Em determinados procedimentos, a empresa deve assegurar que a compensação e os créditos laborais devidos são correctamente apurados e disponibilizados nos termos legalmente exigidos.

Este ponto deve ser tratado com o devido cuidado. Erros no cálculo, atrasos ou omissões podem ter impacto relevante no procedimento e criar risco acrescido para a empresa.

Antes de avançar, devem estar identificados, entre outros, os valores relativos a retribuição, férias, subsídios, proporcionais, eventual compensação e outros créditos que possam ser devidos.

7. A informalidade pode dificultar a prova

Nas PME, é comum que muitas situações sejam geridas de forma informal. As instruções são dadas verbalmente, as advertências ficam por registar, as alterações de funções acontecem na prática antes de serem formalizadas e os problemas de desempenho são discutidos sem documentação posterior.

Essa proximidade pode funcionar no dia-a-dia, mas cria dificuldades quando é necessário justificar uma decisão mais grave.

Se a empresa não consegue demonstrar o histórico da situação, o contexto das instruções dadas ou a evolução do problema, a decisão final fica mais exposta.

Por isso, a organização documental não deve começar apenas quando surge um conflito. Ao invés, deve fazer parte da gestão normal da relação laboral.

8. O que deve a PME rever antes de decidir?

Antes de avançar para um despedimento, a empresa deve ponderar e conseguir responder ao seguinte:

• O tipo de despedimento está correctamente identificado?
• Os factos ou fundamentos estão descritos de forma concreta?
• Existem documentos que sustentem a decisão?
• As datas, intervenientes e circunstâncias estão claros?
• O trabalhador consegue perceber o que está em causa?
• O procedimento legal aplicável está identificado?
• Os critérios de selecção são objectivos e coerentes?
• Os créditos laborais e compensações foram apurados?
• A decisão está alinhada com aquilo que a empresa consegue provar?

Estas perguntas ajudam a perceber se a empresa está preparada ou se existem fragilidades que devem ser resolvidas antes de avançar.

Conclusão

Num despedimento, a prova pode ser tão importante como o fundamento. Uma decisão que parece evidente dentro da empresa pode não ser suficiente se não estiver apoiada em factos, documentos e critérios claros. Pelo contrário, uma empresa que organiza a informação, documenta as situações relevantes e segue o procedimento adequado reduz o risco de litígio e aumenta a segurança da decisão.

Antes de avançar, a empresa deve ter os factos organizados, perceber o que consegue demonstrar e assegurar que o procedimento é coerente com os fundamentos invocados.