Por: Josilma Medeiros, QA Tester da PRIMAVERA BSS
O sistema tradicional de gestão empresarial teve de reinventar-se com a transformação digital. As empresas têm vindo a adaptar-se a toda essa envolvente tecnológica e a desbloquear o potencial humano através de processos digitais.
Com o intuito de se manterem competitivas num mercado global cada vez mais conectado, empresas de todos as dimensões têm recorrido a ferramentas tecnológicas capazes de digitalizar processos, canalizando a intervenção humana para operações de maior valor acrescentado.
No campo da gestão, muitos têm sido os avanços que a tecnologia tem proporcionado, particularmente a partir do momento em que a gestão na cloud começou a evidenciar os seus benefícios no que respeita à facilidade de acesso à informação, à mobilidade, à rapidez e, não menos importante, à possibilidade de utilização de um software como se de um serviço se tratasse, usufruindo das vantagens de ter um provedor de serviço responsável por garantir ininterruptamente o acesso às soluções, a sua operacionalidade permanente e atualização contínua.
Gestão na cloud, a era dourada do Cloud Computing
Quando se fala de gestão empresarial, o conceito de ERP vem de imediato à mente. Embora todos conheçamos o conceito, nunca é demais lembrar que se trata de um sistema que une todas as áreas de uma empresa numa única plataforma. Devido à junção dessas informações, torna-se mais fácil otimizar processos e ter um controlo mais rigoroso sobre a informação de gestão, pois tudo é tratado dentro do mesmo sistema, evitando-se perdas de informação ou incongruências dos dados.
Agora que vimos, de forma muito resumida e superficial, as vantagens de um ERP na gestão empresarial, imaginem como será se juntarmos as potencialidades de um sistema de gestão empresarial aos benefícios da sugestão na cloud. Não é difícil de perceber que os benefícios são enormes. E com a evolução cada vez mais acelerada da tecnologia de Cloud Computing, é de acreditar que a médio prazo as empresas optem todas por esta modalidade de consumo de soluções de gestão.
O Cloud Computing, o grande enabler da gestão na cloud, possibilita o uso de recursos da computação por meio da internet. De maneira remota, e utilizando qualquer computador ou dispositivo móvel, é possível aceder a software e sistemas diversos, trabalhar com o processamento de informações e armazenar dados sem precisar de armazená-los — tudo através do meio digital, a qualquer hora e a partir de qualquer local do mundo.
Gestão na cloud vs Gestão tradicional
A principal diferença já pode ser vista no nome. Assim, enquanto o ERP na nuvem – ou SaaS (Software-as-a-Service), é fornecido como um serviço de assinatura – o ERP local ou tradicional tem uma modalidade de consumo on-premises, isto é, o software tem de estar instalado no hardware e servidores da própria empresa, sendo gerenciado pela equipa de IT local ou através de um serviço de outsourcing contratado para o efeito.
No caso da gestão na cloud, o sistema de gestão em nuvem armazena os dados da empresa num servidor online que requer, por sua vez, um menor esforço de manutenção de instalação, na medida em que essa responsabilidade é do fornecedor do serviço, assim como outras preocupações com hardware ou infraestrutura. A segurança perante perda de dados também é coberta pelo fornecedor.
Para além dessas vantagens já descritas, para aceder a um sistema de gestão na cloud, as empresas apenas necessitam de um browser e de um acesso à internet. Por ser remoto, o suporte e um conjunto de ferramentas de gestão são oferecidos pelo fornecedor contratado com bastante rapidez e em tempo real. Mas existem outros benefícios. Vejamos alguns deles com um maior grau de detalhe.
Principais vantagens da gestão na cloud
O ERP na cloud é tão funcional quanto o tradicional. Contudo, por utilizar a moderna tecnologia de computação na nuvem, essa ferramenta traz muitos benefícios. Podemos citar alguns como:
Segurança
Um dos maiores receios de muitos gestores no que respeita à migração para uma solução na cloud está relacionada com segurança dos dados, visto essas serem confidenciais.
Contudo, a informação da empresa não está comprometida num sistema de gestão na nuvem, dado os provedores de cloud computing seguirem os padrões internacionais de segurança de dados – como ISO e a criptografia avançada.
Outro aspeto fundamental para a segurança é que esse tipo de computação torna mais simples as cópias de segurança ou backups. Em sistemas tradicionais, o processo pode ser demorado e, em muitos casos, requer uma equipa responsável por essa atividade.
No software cloud, as cópias são feitas praticamente em tempo real. Assim, mesmo diante de algum imprevisto, há duplicações criptografadas que ajudam a recuperar as informações imediatamente.
Redução de Custos
A economia não deixa de ser um fator a ser analisado antes de adquirir qualquer novo software. E não é à toa que isso acontece. Cada vez mais empresas estão migrando para o ERP na cloud, pois afinal ele proporciona uma redução de custos desde logo na sua fase inicial.
Devido à sua fácil implementação e ausência de custos de manutenção de servidores e aquisição de licenças (ERP tradicional), o sistema na nuvem traz muita economia às empresas, algo muito apreciado pelos gestores, podendo essa mesma economia ser aplicada em outras áreas.
Mas a redução de custos vai mais longe. Materiais impressos, por exemplo, passam a ser dispensáveis, assim como relatórios de gestão bem organizados em folhas, dado existir no mercado software de gestão que apresenta dashboards e insights atualizados para as mais diversas áreas operacionais da empresa, tornado a gestão mais simples.
Maior controle dos processos
Assim como qualquer outra ferramenta de gestão empresarial, o ERP na nuvem centraliza as informações de todos os setores num único local. Pelo facto de a informação estar online, o gestor tem acesso às mesmas a qualquer momento, podendo assim tomar decisões rapidamente e fundamentadas em dados reais.
Escalabilidade
A escalabilidade é um ponto forte da gestão na cloud. De salientar que esse é um aspeto essencial para o planeamento empresarial de médio e longo prazo, tendo em vista que promover o crescimento é um dos principais objetivos organizacionais.
Maior colaboração
Usar uma solução de gestão na cloud faz com seja possível trabalhar em qualquer lugar, a qualquer momento, sendo necessário apenas conectar-se à internet. Toda a informação pode ser acedida através de um único dispositivo e esta é atualizada em tempo real, não deixando margem para dúvidas. É possível ainda criar ou editar documentos, gerar relatórios de gestão baseados em dashboards e insights e compartilhá-los com a equipa e demais stakeholders, garantindo assim uma boa análise do negócio, algo fundamental para uma tomada de decisão consciente e sólida.
Em suma, optar por uma ferramenta de gestão na cloud garante vantagens tecnológicas e financeiras a longo prazo, assim como segurança da informação. Posto isto, não restarão muitas dúvidas sobre o caminho a escolher quando precisar de escolher a sua nova ferramenta de gestão.
