“A motivação para a mudança foi o motor para esta transformação digital” – Nuno Frota

A Portugal Sotheby’s International Realty iniciou, há um ano, o seu processo de transformação digital, visando a melhoria dos seus processos administrativos, comerciais, operacionais e financeiros. Este projeto será conhecido em detalhe no próximo dia 20 de outubro, com a participação de Nuno Frota, CFO da empresa, no quinto Encontro de Transformação Digital, organizado pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação. Em entrevista à PME Magazine, o responsável desvenda alguns dos processos melhorados e as mais-valias para a empresa e para o dia a dia das equipas.

PME Magazine – O que levou a Portugal Sotheby’s International Realty a iniciar o seu processo de transformação digital?

Nuno Frota – Está na essência da nossa marca a qualidade do serviço que oferecemos aos nossos clientes e parceiros e, para isso, contribui fortemente a qualidade dos processos internos, que oferecem a eficiência, a rentabilidade e a segurança, sendo necessário estarmos atentos e adaptarmo-nos às rápidas mudanças, procurando a inovação e a transformação digital. É assim que o mercado funciona e, atualmente, essas mudanças são cada vez mais rápidas, tal como tudo o resto que acontece à nossa volta, sendo que a pandemia veio acelerar ainda mais essa necessidade de adaptação. Pretendíamos que a nossa transformação digital fosse transversal a várias áreas da nossa marca, desde os processos dinâmicos realizados pelos nossos escritórios, até aos fornecedores, parceiros e filiais internacionais. Surgiu então o SIRIN, o software de gestão documental e de fluxo processual que liga todas as áreas da nossa marca. Procurámos e atingimos a verdadeira eficiência do nosso trabalho, em especial da área financeira. Os departamentos financeiros atuam, por natureza, com muita responsabilidade pela minúcia que o seu trabalho habitualmente exige, ou seja, todas as ações, tarefas, processos, todos eles carecem de um elevado nível de rigor e de detalhe. Tivemos sempre esse rigor e detalhe nos processos menos automáticos, daí procurarmos soluções que aumentassem substancialmente a forma como chegávamos ao nosso objetivo.

PME Mag. – Quais foram os principais desafios encontrados no processo?

N. F. – O mercado imobiliário já nos habituou a constantes desafios e, como sempre, na Portugal Sotheby’s concentramos o nosso foco nas soluções e não nos problemas. Foi desta forma que encarámos os desafios deste projeto. Em primeiro lugar, envolvemos as nossas pessoas na identificação clara das melhorias a serem implementadas, a motivação para a mudança foi o verdadeiro motor para esta transformação digital, onde as pessoas sentiram que a empresa os ouviu e deram tudo para que a implementação fosse um sucesso, sentem o projeto como seu. A equipa que liderou o processo levou consigo este grande objetivo e manteve sempre presente esse foco ao longo do processo de desenvolvimento, isto porque o resultado final demora o seu tempo, mas os detalhes fazem a diferença, sendo a persistência um fator determinante para o sucesso. Depois, na implementação, a mesma equipa acreditou sempre que o projeto faria a diferença, por isso, a aposta foi grande na formação e no acompanhamento e, sobretudo, em fazer acreditar todos os que atualmente usam o SIRIN. Para isso, foi também importante manter ativa a escuta pelo feedback recebido dessas pessoas, e saber onde teríamos de apostar (ajustar o foco).

PME Mag. – Qual foi a maior mudança em todo este processo?

N. F. – Além de uma maior eficiência, aumentámos a nossa produtividade e profissionalismo, sem nunca comprometer a segurança e o controlo dos processos. Essa mudança foi transversal a todas as áreas da nossa empresa, desde as funções administrativas, a funções comerciais e operacionais, passando obviamente pela área financeira. É verdade que já possuíamos os circuitos e regras de aprovação e envio da informação/documentação entre as várias áreas, no entanto estes não estavam totalmente consistentes na sua forma, tornando difícil a rastreabilidade de todos o processo. No SIRIN, passámos a ter fluxos processuais de registo e aprovação de operações concentrados numa única plataforma, e com respostas imediatas de cada um dos participantes desses fluxos. Com esta transformação digital conseguimos também eliminar tarefas rotineiras e aumentar o bem-estar e a motivação dos nossos colaboradores, que podem, desta forma, dedicar mais tempo a tarefas estratégicas e que criem um verdadeiro valor à empresa.

PME Mag. – O que efetivamente mudou nos fluxos da empresa?

N. F. – Vemos o SIRIN como uma equipa e todos os nossos colaboradores (de todas as áreas), que diariamente utilizam o SIRIN, são fundamentais para o sucesso dos registos. Desde logo, uma maior rentabilidade no trabalho das funções administrativas no registo das tarefas. Ganhámos também muitas sinergias, ao criar um portal do fornecedor para alocação das suas faturas às nossas ordens de compra. E, finalmente, os fluxos de aprovação foram muito positivos, transformando um processo mais demorado em aprovações com um simples clique. Isto permitiu um enorme ganho nos processos internos e na transparência e rigor junto dos nossos parceiros, diminuindo substancialmente os nossos prazos de pagamento.

PME Mag. – Quais os benefícios e resultados imediatos? E a longo prazo?

N. F. – Procuramos sempre que os benefícios sejam grandes, mas, acima de tudo, que sejam consistentes, que façam mesmo a diferença até mesmo no processo evolutivo de trabalho das pessoas, além do impacto na evolução dos processos da marca. Obviamente que quanto mais cedo melhor, mas o importante é o resultado consistente e tanto mais será quanto maior a consolidação do impacto entre todas as áreas da empresa. Registámos, desde logo, um enorme ganho na produtividade do nosso trabalho, chegámos mesmo a registar, em algumas áreas, uma redução de mais de 80% do tempo despendido em algumas tarefas. Desde logo nos chegou a expressão: “Uau!”. Além da inovação e integração de várias áreas, o SIRIN é também sinónimo de segurança, uma vez que conseguimos dotar mecanismos de automação com regras de validação que permitem diminuir substancialmente o erro, incluindo os processos de ligação por webservices, garantindo o processo em cada etapa. Uma das áreas do SIRIN é conseguir trabalhar como se de um ERP se tratasse, mas dotado de automatismos inovadores que os ERP demoram a implementar e impossíveis de customizar a cada cliente. Exemplo disso é o facto de, hoje, conseguirmos registar uma fatura de um fornecedor, simplesmente enviando um email e, em 30 segundos, está pronto a pagar. É absolutamente fantástico. Sendo um eterno insatisfeito com os processos, por olhar para os mesmos e ver sempre margem para melhorar, ao fim de um ano de existência o SIRIN já teve bastantes melhorias e existem muitas outras ideias que temos em cima da mesa para implementar a médio prazo. Estamos atentos ao que vai surgindo, mas, acima de tudo, ao que faz a diferença no nosso processo de trabalho, sempre com o objetivo da melhoria da qualidade do nosso serviço. Estamos, hoje, mais preparados para dar resposta aos novos desafios tecnológicos do futuro, nomeadamente numa integração mais simples das várias API que possam ser integradas.