Como manter a viabilidade das viagens corporativas 

Por: João Carvalho, Head of SAP Concur for Southern Europe  

 
Como resultado dos diferentes cenários geopolíticos e económicos (derivados da inflação, do Brexit ou das previsões dos especialistas sobre uma possível recessão e as repercussões da instabilidade económica), gerou-se, a nível mundial, um efeito dominó, tendo sido a Europa a região onde o impacto mais se fez sentir. No seu todo, estes desafios conduziram a um estado de incerteza nunca antes recordado. 

Contudo, e apesar do contexto adverso, as viagens corporativas estão a viver o seu apogeu: as previsões, da SAP Concur, apontam para um crescimento este ano, a nível europeu, de 25,3%. No entanto, esta evolução foi acompanhada de dificuldades que tiveram, obrigatoriamente, de ser ultrapassadas pelos gestores de viagens. 

O estudo SAP Concur Global Business Travel Survey 2023 revelou que a maioria dos viajantes corporativos inquiridos, 97%, afirmou que estas viagens têm um impacto na sua carreira. Contudo, os viajantes empresariais apontam a incerteza nas perspetivas económicas, a inflação (39%) e a redução dos orçamentos de viagem (35%) como as “suas” principais ameaças. 

Ao desenvolver um processo de viagem corporativa, o gestor deve ponderar muitos aspetos. No contexto socioeconómico que atravessamos, os líderes empresariais devem ponderar a relação custo-benefício não só económica como ambiental, mantendo e fomentando, em simultâneo, as relações comerciais estratégicas e, claro, ter em conta a experiência dos colaboradores. 

Não duvido que todos estes fatores realçam a importância da necessidade de uma solução integrada de viagens e despesas que permita uma visão global de tudo o que acontece durante uma viagem de negócios. Um sistema robusto de gestão de despesas captará e classificará todos os custos para facilitar a sua análise. Além disso, e ao nível de experiência dos colaboradores, é importante salientar que as viagens de negócios influenciam diretamente a atração e retenção de talentos. 

Tirar partido dos dados em tempo real 

À medida que a forma como viajamos e respetivas despesas evoluem, planear o futuro pode parecer uma tarefa quase impossível. No entanto, ao adicionar despesas de viagem, alojamento e custos recorrentes (relacionados com estas), os gestores de viagens podem melhorar a visibilidade das suas rubricas. Estes irão ajudar a maximizar a eficácia das políticas e programas de viagens da empresa, uma vez que a análise e o registo das despesas efetuadas anteriormente podem também permitir a definição de previsões para os próximos anos.  

Em suma, a visibilidade dos gastos pode fornecer uma visão geral da produtividade e da eficácia dos programas de viagens empresariais e dos seus processos de compra. Além disso, com a ajuda de programas ou ferramentas de software de gestão de despesas digitais assentes em IA, as empresas podem continuar a monitorizar esses custos quase em tempo real. Estas análises reforçariam o planeamento financeiro inteligente e a tomada de decisões.