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Por: João Carvalho, head of SAP Concur | Southern Europe and Africa
O final do ano tende a ser um dos momentos mais stressantes para as equipas financeiras. E porquê? Porque é aquela fase do ano, em que a apresentação de despesas, por parte dos colaboradores, aumenta substancialmente quer seja por esquecimento, quer seja por deslocações extra para cumprir objetivos. Contudo, entrar no novo ano com reembolsos em falta é que não faz parte dos seus planos. Acredite!
Este ano, e com o aumento do custo de vida, a satisfação profissional anda de mãos dadas com o receber, a tempo e horas, os reembolsos devidos, e com isto é inevitável uma maior pressão junto das equipas financeiras. Atualmente, e de acordo com um estudo recente da Sap Concur, 58% dos colaboradores preocupa-se com o impacto que os reembolsos em atraso possam vir a ter nas suas finanças pessoais.
No entanto, a pressa em compensar os colaboradores, antes do fecho do ano, pode facilmente aumentar a margem de erro humano. Partilho por isso, cinco formas que possibilitam, às equipas financeiras, assegurarem a satisfação dos colaboradores e o cumprimento das políticas em vigor, ao mesmo tempo que reembolsam, numa época tão desafiante como esta, despesas no prazo estipulado.
Planificação
É crucial as equipas financeiras anteciparem aquela que será a fase mais desafiante do ano. Terão que aceitar que, nesta altura, o seu dia-a-dia não será igual e que por isso poderão ter de trabalhar de forma ligeiramente diferente para garantir que tudo é feito a tempo. É importante estabelecer um plano para lidar com a “procura”. Defina com tempo se, e em que área, poderá vir a precisar de ajuda extra para dar resposta ao necessário.
Defina as regras
É importante que não faça demasiadas cedências – só prejudicará ainda mais a sua equipa. Seja firme, mas justo.
Certifique-se de que todos na empresa sabem como apresentar despesas, têm acesso a ajuda, e que estão cientes dos timings nesta altura do ano e, claro, se as políticas em vigor são claras para todos. Se assim for, então, os colaboradores terão de compreender e aceitar caso não recebam o seu reembolso a “tempo”.
Assegurar que a equipa cobre todos os flancos
Tempos de caos exigem uma gestão de despesas eficiente e estratégica. Analise bem a sua equipa e assegure-se que está a usar e a coordenar os pontos fortes de todos os membros para que sejam ainda mais eficazes. Acabará, eventualmente, por descobrir que um upskilling da equipa poderá, globalmente, melhorar o desempenho.
Analise procedimentos e identifique o que melhorar
Dezembro é sempre uma época agitada, pelo que vale a pena tomar nota do que poderá ser feito de forma diferente no próximo ano. Muitas vezes os tempos mais caóticos trazem learnings muito interessantes, por isso acredite que existirão alguns aspetos que irão beneficiar, sem dúvida, de mudanças no futuro.
Automatize em seu benefício
A tecnologia é não só um plus na redução do tempo e frustração associados a processos como lhe permite manter e cumprir, em simultâneo, as políticas de compliance em vigor. De facto, e de acordo com o estudo da Sap Concur recentemente divulgado, 50% dos colaboradores concorda que a automatização do processo de despesas é a melhor forma de simplificá-lo.
Embora grande parte (55%) dos responsáveis pela área financeira e de RH já tenha começado a utilizar inteligência artificial no processo de despesas, é sensato assegurar que, nesta fase, está a utilizá-la com todas as suas vantagens. Quer seja para garantir que a submissão das despesas não demora mais do que o tempo de upload da imagem de um recibo numa app, ou fazer uso da automatização para verificar, à velocidade da luz, que as políticas em vigor estão a ser respeitadas.
