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Por: Michael Robalo, especialista e consultor de digitalização na Reisswolf Portugal
Todos conhecemos a importância do cordão umbilical no desenvolvimento de um feto. Sem ele não há ligação à placenta e, por sua vez, à vida. No entanto, o seu corte não significa que resulte no fim da relação materna – antes pelo contrário, pois o elo é reforçado – simplesmente essa ligação deixa de ser fisicamente visível. A alteração deste vínculo físico e emocional é uma metáfora que pode ser refletida na transição do suporte físico para o digital. Não há dúvida de que estamos muito dependentes do papel, que alguns consideram ser a prova mais fiel da existência real dos documentos, mas será sustentável continuarmos assim?
Os dados mais recentes do “Índice de Digitalidade da Economia e da Sociedade (IDES)”, publicado pela Comissão Europeia, mostram a Europa em diferentes velocidades no processo de digitalização. Portugal ocupa o 16.º lugar deste índice, entre os 27 Estados-Membros da União Europeia. Ainda que o nosso país tenha desenvolvido recursos digitais relacionados com o incentivo à modernização administrativa, existe um caminho a percorrer no que se refere à valorização dos dados recolhidos nos processos de digitalização. Assim, há ainda algumas incertezas sobre as vantagens da desmaterialização dos documentos, ou seja, a completa transição do suporte físico para o digital com recurso à gestão complexa de informação através dos metadados, conceito que tem sido incorretamente ligado a uma promiscuidade constitucional.
Além do desconhecimento, verifica-se um fosso assinalável no valor da certificação digital. A nível legal, em países como a Alemanha e a Áustria, o documento digital tem o mesmo valor do documento físico, realidade que em Portugal ainda está muito aquém. A alteração de paradigma no plano nacional permitiria agilizar e facilitar a melhoria dos serviços que são decisivos para o crescimento económico sustentável.
A verdade é que a realidade nacional ainda tem uma estrutura tradicional e geracional que a impede alcançar o pleno potencial na oferta de melhores serviços tecnológicos e documentais na sociedade. Continua a existir muita incerteza na transição do físico para o digital. Hoje, é fácil ter documentos digitais com a mesma informação que o documento físico, mantendo o mesmo ADN e valor, com as grandes vantagens de irem mais além e facilitarem o acesso à análise, agilizarem procedimentos ou consultas e permitirem maior dinâmica na resposta e rapidez nos processos. Considerando as mais-valias técnicas, não se justifica a submissão à hipervalorização física documental. Recorrer à impressão quando podemos ter apenas o formato digital torna o processo insustentável.
“Hoje, é fácil ter documentos digitais com a mesma informação que o documento físico, mantendo o mesmo ADN e valor, com as grandes vantagens de irem mais além e facilitarem o acesso à análise, agilizarem procedimentos ou consultas e permitirem maior dinâmica na resposta e rapidez nos processos.”
Por exemplo, no caso da administração pública, há ainda um percurso longo em matéria de transformação digital e de alavancar um melhor tratamento da informação e da gestão documental. Em muitas autarquias e serviços públicos, o valor do documento físico é muito significativo, o que obriga a ocupar espaço de arquivo, maior logística e consultas in loco, o que não se justifica nos tempos atuais e na forma como podemos acionar determinadas plataformas tecnológicas. Para oferecer um bom serviço público aos cidadãos e às entidades, é prioritário criar processos internos em várias estruturas públicas que permitam uma facilitação na consulta de informação que deve estar ao dispor do cidadão e é aqui que a digitalização é fundamental.
A atual transformação deve ser efetiva e, uma vez que existe financiamento disponível no âmbito do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR), temos a oportunidade ideal para mudar mentalidades e tirar partido destas mutações tecnológicas de modo a colocarmos o suporte digital em primeiro plano. Do mesmo modo, é necessário atualizar a lógica empresarial e apostar na maior literacia digital, bem como na divulgação das ferramentas adequadas a este processo nas funções diárias das estruturas internas das organizações. A modernização digital não é apenas um processo futuro, é uma ação do presente que precisa de ser devidamente enraizada e conhecida. Neste sentido, é preciso que as empresas portuguesas cortem o cordão umbilical da cultura do suporte físico e capitalizem a digitalização para a maior competitividade nacional. A transformação digital não é importante, é vital!
