Por: Ricardo Parreira, CEO da PHC Software
O atual momento de isolamento social tem sido um desafio para todos. Esta é claramente uma situação nova e que exige um enorme grau de adaptação e de resiliência. É em situações como esta que a partilha de decisões, desafios e boas práticas devem ser uma constante e assumir um papel ainda mais importante para a boa saúde das organizações.
A partilha de boas práticas na atual situação é ainda mais importante. E neste artigo partilho algumas ideias que implementámos com sucesso nos últimos dois meses e que podem servir de exemplo a outras empresas. Todos estamos a atravessar um cenário que estava longe de ser imaginado, mas o qual podemos gerir com boas práticas e obter o seu melhor resultado.
Estas são cinco ideias de gestão que as PME podem implementar neste tempo de COVID-19:
1 – Comunicação interna constante
De facto, sabe-se que está plenamente provado que em cenários de crise é essencial combater o medo, a incerteza e a ansiedade. Isto combate-se com informação, e isso foi o que nós fizemos desde o primeiro momento. Criámos logo um cenário onde teríamos reuniões com toda a empresa, assim como de ponto de situação da equipa de gestão. Com o atual contexto de teletrabalho implementado, deixamos de poder partilhar o mesmo espaço, e de termos as nossas equipas todas juntas. Isso, para além da situação de pandemia, poderia criar ainda mais ansiedade. Foi, então, necessário criar mecanismos para manter a comunicação entre todos, e da forma o mais regular possível. Continuar a criar momentos de partilha em conjunto foi crucial para manter a empresa unida, informada e motivada.
2 – Liderança em trabalho remoto
O trabalho remoto já era uma realidade e estava instituído. Mas, não nos moldes em que atualmente o estamos a praticar. Ou seja, ter 96% da empresa em trabalho remoto já é um desafio enorme, quanto mais quando este não é natural, pois estamos a falar num contexto em que toda a família está em casa, e é necessário dividir espaços, estipular horários, organizar tarefas. Devido a esta excecionalidade, implementámos uma série de mudanças. Entre elas, uma das mais importante foi a introdução de reuniões diárias obrigatórias para todas as equipas. Uma medida essencial numa fase inicial, e foi implementada logo nos primeiros dias e complementada mais tarde com formação específica para os líderes gerirem as suas equipas da melhor forma.
3 – Medidas para manter o negócio dos clientes e parceiros
Numa situação de contingência, como a que estamos a viver, não basta tomar uma decisão. É preciso que ela venha no momento certo. E, com base nisso, assegurar a continuidade do negócio dos clientes e parceiros foi uma prioridade imediata. Para isso, reunimos rapidamente a equipa de gestão com as equipas que estão na frente, para que desta forma fosse possível criarmos uma série de iniciativas, que imediatamente colocamos em ação, e que tornámos pública, não só com os nossos parceiros, mas também com os nossos clientes. É essencial manter a comunicação com clientes e parceiros de negócio, seja com a criação de uma página com conteúdos importantes, criação de webinars ou manter a adaptação e resposta constante.
4 – Rever o plano
Tínhamos delineado um plano para o ano, que teve de ser todo modificado e adaptado a um novo cenário. Tudo se alterou, menos a visão de para onde queríamos caminhar. Foi, portanto, necessário uma adaptação rápida e que nos permitisse continuar a caminhar para os nossos objetivos. Consultámos também uma série de especialistas, e a partir daí juntámos a equipa de gestão para identificamos em conjunto como o plano inicial se deveria adaptar e ganhar capacidade de resposta para o que ainda iria mudar. Uma adaptação rápida é fulcral para reagir da melhor forma a um cenário de contingência.
5 – Manter a calma
Todas as empresas devem ter uma grande preocupação com a saúde mental das suas equipas. E devem de fazer tudo para evitar o efeito paralisante do medo, que destrói a boa decisão e também a capacidade de ação das empresas. É necessário implementar pequenas ações para assegurar o bem-estar de todos. Começámos a ter conversas regulares, individualizadas e em grupo, com todas as nossas equipas. E com o objetivo de perceber o estado anímico de quem trabalha connosco. Isto foi importante, pois ajudou a que as pessoas partilhassem e percebessem que não eram as únicas a sentir alguns receios. Este pequeno gesto ajudou a identificar e a ultrapassar o medo e a gerir este desafio que era o de manter a calma durante este tempo de incerteza.
Há certamente muitos outros desafios. No entanto, estes cinco são cruciais para manter as equipas focadas e motivadas para enfrentar o atual cenário. As PME podem implementar medidas e enfrentar esta conjuntura.
