Por: Paulo Veiga – CEO da EAD (Empresa de Arquivo de Documentação)
Todos nós sabemos que a existência de grandes quantidades de documentação sem estar tratada ou ser reconhecida pela organização pode trazer grandes problemas, tanto na gestão da mesma como provocar graves problemas de gestão, uma vez que a informação necessária pode não ser dada a tempo. Existem alguns conceitos que consideramos serem a chave para o sucesso da excelência no âmbito da gestão documental, ou chamemos-lhes o ABC da gestão documental.
Acesso – o acesso à documentação, seja esse via digital ou físico, deve ser rápido e eficaz. E tanto no físico como no digital deverá ter regras bem definidas de acesso, pois existe sempre documentação de acesso restrito;
Arquivar – apenas devem ser arquivados os documentos elaborados ou recebidos no âmbito da execução de uma mesma atividade ou que estejam relacionados com uma mesma pessoa ou assunto;
Auditoria – a gestão documental, ou seja, o cumprimento das regras no âmbito da gestão documental deverá fazer parte dos itens das auditorias internas e externas;
Centralização da entrada de documentos – os documentos de uma organização devem ter apenas uma entrada e o canal de entrada deverá ser apenas um para que todos os documentos possam ser capturados, digital ou apenas fisicamente, da mesma forma e o circuito documento se inicie sempre na mesma casa de partida. Haverá certamente as exceções como documentação que vem endereçada especificamente a um individuo, mas esta deverá ser entregue ao mesmo e se se tratar de documentação da organização deverá voltar à casa de partida e seguir a tramitação pré-estabelecida;
Classificação – organização da documentação, formato digital ou físico, de acordo com um plano de classificação;
Cópia de segurança – realizar cópias de arquivo de dados para recuperação de dados na eventualidade de ocorrer perca de dados;
Documento de arquivo – documento capturado ou produzido e mantido numa organização ou pessoa, com o intuito de provar e/ou informar;
Formação – todos os colaboradores deverão ter formação no âmbito da gestão documental, para se inteirarem na temática e ter acesso aos conceitos gerais e ainda formação de caráter mais específico no âmbito da atividade que irão desempenhar, nomeadamente, abertura de dossiês, criação de pastas digitais, elaboração de lombadas, designação dos assuntos nos emails, entre outros. Esta formação deverá fazer parte da formação de integração do novo colaborador;
Manual de Gestão Documental – deverá existir um manual com todas as regras no âmbito da gestão documental. Este manual deverá ser fornecido a todos os colaboradores novos;
Não arquivar – é muito importante não arquivar documentação que não seja de arquivar, ou seja, documentação que não seja documentação de arquivo, não arquivar documentos de trabalho, legislação, entre outros documentos;
Plano de Classificação – instrumento de gestão que, através de uma estrutura intelectual, permite a organização da documentação de acordo com os critérios pré-definidos. A estrutura deverá ser do conhecimento de todos para que todos possam ter a exata noção onde arquivar e qual a classificação a atribuir a cada documentação;
Tramitação – independentemente da circulação da documentação, se realizar através de um sistema de gestão documental ou manualmente através da circulação do documento físico, a tramitação ou circuito para cada tipologia/processo deve estar definido e reconhecido por todos os colaboradores, existindo um workflow bem definido;
Uniformização – A uniformização a que nos referimos prende-se com regras iguais e definidas para toda a organização no que diga respeito à gestão documental, nomeadamente, designações de pastas (físicas ou digitais), a ordenação dos documentos, conteúdos nas lombadas, entre outros.
Se os conceitos acima identificados e descritos forem realizados as organizações facilmente atingem a excelência no âmbito da gestão documental.
