Há 35 anos no mercado, a Rádio Popular é a segunda marca de retalho na área da eletrónica de consumo em Portugal e conta, hoje, com 39 lojas espalhadas pelo país. A expansão da marca nos últimos anos implicou, paralelamente, o aumento dos recursos, nomeadamente ao nível do parque de impressão.
Até à intervenção da Jodrax, a Rádio Popular não possuía uma política de impressão. A diversidade de fornecedores e marcas, bem como a complexidade na gestão dos processos documentais, levava a uma deficiente gestão dos recursos. A Rádio Popular precisava reorganizar o parque de impressão, reduzir e controlar custos globais de impressão, criar uma política de impressão que facilite a gestão dos processos (desde os consumíveis, ao hardware e software) por parte do departamento de TI e reduzir os impactos ambientais.
Para responder aos desafios colocados pela Rádio Popular, a Jodrax arrancou o projeto com uma fase de diagnóstico ‒ desenvolvido no edifício sede e nas lojas ‒ dos equipamentos e processos, até então. Foram avaliados elementos como o número de dispositivos instalados, a tipologia, os volumes produzidos, os rácios de utilização por colaborador, os consumos energéticos, o custo do espaço ocupado e a facilidade na gestão dos parques pelo departamento de TI.
A partir do diagnóstico do serviço de gestão documental existente, a Jodrax em parceria com a Xerox, desenhou uma solução MPS (Managed Print Services), que permitiu otimizar e melhorar os resultados da infraestrutura de cópia e impressão da empresa. A partir daqui, a gestão do parque de impressão passa para a responsabilidade do parceiro Jodrax, suportado por toda a infra-estrutura instalada Xerox e que permite a gestão remota e proactiva de todos os incidentes, recebe a informação sobre as necessidades e monitoriza, em tempo real, o serviço.
Para Edgar Silva, Administrador da Rádio Popular, esta operação conseguiu “otimizar o parque centralizado e descentralizado, pelas 39 lojas a nível nacional, o que significou uma redução global dos custos em cerca de 35 por cento, melhorando a gestão do parque e aumentando a eficiência dos processos”.
A proposta de valor atingiu resultados tais como: Redução global dos custos de impressão em cerca de 35 por cento; Definição de um rácio de um equipamento/ oito utilizadores; Criação de um modelo de digitalização e indexação dos documentos para arquivo eletrónico; Implementação das ferramentas, para possibilitar a impressão através de smartphones e tablets; Gestão e Suporte centralizado a nível global pelo departamento de TI; Monitorização dos consumíveis e manutenção proactiva do parque de impressão; Relatórios de gestão para melhorar os valores ao nível da sustentabilidade e Redução dos impactos ambientais em cerca de 30 por cento e dos resíduos sólidos em cerca de 41 por cento.
Para o Diretor Geral da Jodrax, Fernando Dray, este projeto foi um desafio: “percebemos que teríamos de desenhar um modelo à medida, capaz de apresentar um retorno a médio prazo e com impacto significativo nos custos da empresa. Os objetivos estavam bem definidos e conseguimos, através da parceria com a Xerox, criar uma estratégia que correspondeu às expectativas da Rádio Popular”.
As soluções da Xerox instaladas permitiram reduzir, em 35 por cento, os custos globais de impressão da empresa.
