Por: Carla Rocha, radialista, fundadora da Carla Rocha comunicação e júri nos prémios Social CEO
O dia começa e abre a agenda para ver o que o espera: vai passar a manhã e parte da tarde em calls e pelo meio ainda vai ter uma apresentação a um cliente. Vai passar o dia em frente ao computador, dentro de uma pequena janelinha. A sua equipa já conhece a sua sala – que agora é pano de fundo para muitas das suas reuniões – e está a rezar para que o cão não ladre na hora H. A questão que lhe vem à cabeça é imediata: “como vou agarrar a atenção e o interesse da minha audiência? Como posso garantir que estas interações vão ser produtivas e nada aborrecidas?”
O que podemos fazer no remoto para garantir que somos ouvidos? Muito daquilo que já se faz na rádio! Sim, leu bem, na rádio. É esse o meu background e é daí que retiro muitas das estratégias que pode aplicar na comunicação remota. Estas estratégias têm por base três conselhos que me deram no início da minha carreira na rádio e que ainda hoje guardo. Lembre-se delas para que cada interação online (reuniões, apresentações, conversas formais) seja tão produtiva como se fosse presencial.
1. – “Nunca abras o microfone sem pensares no que vais dizer”
Antes de tudo, pegue numa folha em branco. Vamos estruturar as ideias: pense no que é que gostava que a sua audiência soubesse, fizesse e sentisse no final daquela reunião. Depois, defina uma estrutura, enumere o que vai acontecer em cada uma das partes e aloque o tempo necessário a cada um desses momentos. Certifique-se que a sua reunião segue uma estrutura simples e eficaz, como é o caso da estrutura ADF: abertura, desenvolvimento e fecho.
2. – “Um bom programa de rádio é variado”
Já ninguém tem paciência para reuniões demoradas e enfadonhas. O convite pode parecer ousado, mas experimente adicionar entretenimento e variedade às suas reuniões: de tempos a tempos garanta que algo diferente está a acontecer. Uma das formas de quebrar a monotonia é ter duas pessoas a liderar a reunião, em vez de uma. Traz mais dinamismo e variedade.
Não se esqueça dos “elementos apelativos da comunicação”. Use histórias, analogias, reflexões pessoais e incentive a participação das pessoas que estão na reunião. Algo que não é informação factual, não está diretamente ligado ao tema que está a tratar, mas que ajuda a sublinhar a sua mensagem ou ponto de vista.
Facilmente podemos cair na armadilha de estar sempre a compartilhar slides. Eles passam a ser a estrela da nossa apresentação e nós ficamos em segundo plano. Não é o que se pretende. Encontre momentos, durante a reunião, para parar o compartilhamento e permitir que a sua imagem volte a estar em destaque no ecrã.
3. – “Faz com que os convidados se sintam seguros em participar”
Se é líder, uma das suas missões passa por criar um ambiente favorável, seguro e positivo, onde todos se sintam confortáveis em participar. À medida que os participantes vão entrando na reunião, acolha-os e mostre que se preocupa com eles. Pergunte como estão, como correu o fim-de-semana, que ocupações têm tido nos últimos tempos.
Sempre que possível, tenha a câmara ligada. No remoto, a comunicação não verbal também é importante e não deve ser esquecida: escolha um enquadramento que permita ver bem a sua expressão e alguma gesticulação. A voz é também uma ferramenta de comunicação muito poderosa. Use-a com intenção.
Com estes três conselhos que a rádio nos dá fica com o kit necessário para dar resposta aos desafios da comunicação remota. São os essenciais da comunicação, adaptados ao palco virtual que agora pisamos. Boas reuniões remotas!
