Por: Elsa Veloso, CEO da DPO Consulting
Foto: DPO Consulting
O mundo mudou. Uma vez mais, estamos numa época de incerteza e de medidas drásticas para todos, sem exceção. Estamos num quadrante em que precisamos de ser ainda mais responsáveis, solidários e contribuirmos com a nossa parte para a resolução desta situação crítica que é enfrentar o Covid-19, com determinação, força e uma resiliência ímpar.
Cidadãos, empresas, associações, entidades públicas e privadas e, naturalmente, o governo, têm de estar mobilizados para vencer o mais rapidamente possível esta luta que juntos enfrentamos contra o desconhecido.
As empresas que adotarem planos de contingência, que colocarem os trabalhadores a salvo, que protegerem os seus ativos estratégicos e continuarem a dar apoio solidário a quem mais precisa vão prosseguir a sua atividade com o sentimento de dever cumprido.
Entretanto, existe uma adaptação necessária a este período. Estamos a vivenciar um contexto alterado, com a maior parte de nós a continuar a trabalhar, alguns de forma ainda mais intensa e difícil, conciliando trabalho com a atenção aos filhos, aos mais velhos, às notícias constantes e à pressão, que testam a nossa capacidade de definir prioridades.
Como se não fosse suficiente, os piratas e burlistas estão mais ativos do que nunca, a furtar dados pessoais e hackear sites, a encriptar informação para pedirem resgates, a fazer tudo para ficar com o seu dinheiro, a sua informação relevante e tudo o que a criatividade maligna consegue imaginar.
Neste momento, muitos colaboradores já trabalham a partir de casa e outros irão passar a fazer teletrabalho. Por esse motivo, existe um conjunto de boas práticas que empresas e colaboradores devem mais do que nunca manter presentes, e que passo de seguida a partilhar.
Recomendações para as empresas
1.Certifique-se de que estabelece e anuncia diretrizes claras para as ligações de colaboradores a partir de casa e comunique, de modo formal, ao colaborador como cumprir;
2.Proteja todos os dispositivos da empresa – incluindo telemóveis, portáteis e tablets – com um software de segurança adequado, por exemplo, com uma solução que permita eliminar dados de aparelhos que sejam declarados como perdidos ou roubados, que separe a informação pessoal da profissional e que restrinja as aplicações que podem ser instaladas;
3.Comunique regularmente com os seus colaboradores, preferencialmente, diariamente, para manter a motivação e o empenho.
Recomendações para os colaboradores
1.Use o acesso seguro escolhido pela Direção de Sistemas de Informação, tais como, VPN, conexão direta ou outros serviços seguros. Cumpra as políticas e orientações adotadas pela DSP sobre ligações seguras à rede profissional;
2.Instale as atualizações mais recentes dos sistemas operativos e das aplicações;
3.Sempre que possível, use o sistema central de gestão da empresa, uma vez que neste existe controlo de acessos, versões de documentos, backups e segurança geral;
4.Verifique sempre a fonte dos emails, SMS e demais comunicações e esteja atento aos perigos de responder a mensagens não solicitadas;
5.Se tiver documentos em suporte papel que contenham dados pessoais ou informação relevante da DSP, guarde-os com segurança;
6.Se surgir uma necessidade urgente de armazenar documentos localmente (no seu dispositivo), assegure-se de que:
. O dispositivo ou arquivo que contém o documento está criptografado;
. Ninguém mais (nem mesmo as crianças) tem acesso ao dispositivo;
. Tem controlo sobre a versão atual do arquivo para que os dados não sejam perdidos ou incorretos;
. O arquivo é carregado no sistema de gestão central da empresa o mais rápido possível e a cópia local é imediatamente eliminada.
7. Altere a password da rede WiFi doméstica;
8. Crie uma rede WiFi alternativa para trabalhar em casa;
9. Não deixe o ecrã aberto em caso de ausência da mesa de trabalho e ative o bloqueio automático de ecrã após cinco minutos de inatividade, com acesso via password forte;
10. Não deixe o computador aberto com a sessão ligada durante a noite;
11. Tenha instalado software de acesso remoto para que a empresa possa garantir a segurança do seu equipamento e informação;
12.Guarde todos os dispositivos em lugar seguro, longe de terceiros;
13. Não utilize dispositivos USB e outros dispositivos amovíveis de terceiros no dispositivo da DSP.
Além das recomendações relativas a teletrabalho, partilho ainda algumas medidas de prevenção e alertas gerais que devem ser tidas em conta em contexto de navegação online.
Certifique-se de:
. Comprar a fornecedores online confiáveis e verificar as classificações individuais;
. Instalar software antivírus em todos os dispositivos conectados à Internet;
. Proteger os dispositivos eletrónicos com passwords, PIN ou informações biométricas;
. Escolher palavras-passe fortes e diferentes para as suas contas de e-mail e redes sociais;
. Rever as permissões das suas aplicações e excluir aquelas que não usa;
. Fazer backup dos seus dados;
. Rever as definições de privacidade das suas contas de redes sociais;
. Se for vítima de crimes cibernéticos, informe sempre a polícia;
. Use os controlos parentais para proteger a atividade online dos seus filhos.
Mantenha-se alerta e não:
. Responda a mensagens ou chamadas suspeitas;
. Abra links e anexos em e-mails e mensagens de texto não solicitados;
. Partilhe os dados do seu cartão bancário ou informações financeiras pessoais;
. Compre coisas online que estão esgotadas em qualquer outro lugar;
. Envie dinheiro antecipadamente para alguém que você não conhece;
. Partilhe notícias que não vêm de fontes oficiais;
. Faça doações para instituições de caridade sem verificar a sua autenticidade.
A manutenção dos bons hábitos relativos à proteção de dados pessoais e segurança da informação deve ser mantida e reforçada, sobretudo em regimes de teletrabalho, na certeza de que os níveis de segurança e de responsabilidade, ainda que num contexto diferente e de maior dificuldade, são garantidos.
Esta é, inegavelmente, uma situação muito especial e todos precisamos de encontrar uma maneira de trabalhar neste novo contexto. Nesse processo, se tivermos em mente os bons hábitos que já temos e os aplicarmos quando a trabalhar em casa, cuidaremos uns dos outros, da nossa privacidade e da segurança da nossa informação.
