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Microsoft partilha dicas para o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional

Por: Diana Mendonça

A Microsoft criou um guia de dicas para os líderes e colaboradores adotarem o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Segundo a empresa, os líderes devem criar novas normas de comportamento na empresa, de forma a proporcionar uma cultura de trabalho flexível. Para trabalhar esta cultura, a Microsoft aconselha a “gravar as reuniões” feitas em videochamada, proporcionando que os colaboradores que não estejam presentes acedam ao conteúdo.

Além disso, a empresa sugere:
– “Criar a expectativa de que mensagens não-urgentes podem esperar”;
– “Proteger o tempo de concentração”, incentivando os colaboradores a criar tempo no calendário para trabalhos específicos;
– Ter boas práticas de comunicação, deixar o horário e disponibilidade presentes nos canais de comunicação da organização;
– “Testar dias livres de reuniões”, o que permite aos colaboradores dedicarem-se a outros assuntos da empresa. Aliás, segundo o estudo 2022 MIT Sloan Management, as empresas que adotam um dia por semana sem reuniões conseguiram aumentar a sua produtividade em 35% e, no caso de serem dois dias por semana, o aumento foi de 71%.”

Adotar comportamentos equilibrados e usar “timeboxing” é uma dica importante para os líderes e managers, segundo a Microsoft. Este conceito ajuda a equipa a equilibrar o trabalho com o bem-estar.

Para adotar a técnica do “timeboxing”, a Microsoft sugere que se parta destes cinco pressupostos: “aceitar que é impossível fazer tudo o que queremos; dividir a sua vida entre três a cinco áreas nas quais quer investir o seu tempo (por exemplo, família, comunidade, saúde/estar, descanso e trabalho); estimar quanto tempo por semana está disposto a alocar a cada área e distribuí-lo num horário semanal; cumprir esse horário rigorosamente e saber quando fazer exceções, mas não permitir que essas exceções se tornem a norma”.

De acordo com a Microsoft, “capacitar os managers para testar” é essencial nos modelos de trabalho flexíveis, pois são eles que conciliam as necessidades individuais dos colaboradores com as prioridades organizacionais mais amplas. Contudo, os managers, segundo o estudo Work Trend Index de 2022, não têm a influência ou os recursos de que necessitam para fazer mudanças em prol das suas equipas.

“Dar às pessoas o poder de priorizar” é algo que as empresas devem considerar, segundo a Microsoft, pois permite aos colaboradores terem os seus calendários sob controlo.

Dicas para os colaboradores

Na perspetiva dos colaboradores, a Microsoft recomenda a adoção do “JOMO – the Joy of Missing Out” como competência de gestão de tempo.

Existem sete formas, segundo a Microsoft, de potenciar o “JOMO”: recusar uma reunião em que a sua presença seja opcional, e recuperar aquilo que foi discutido posteriormente através da gravação e transcrição; resistir ao impulso de se manter conectado durante as horas de almoço e de pausa; desligar as notificações ou mudar o seu estado para o modo “ocupado” enquanto trabalha numa tarefa; monitorizar se está a gastar tempo em projetos que não requerem a sua atenção a fim de se distrair de tarefas mais complexas; fechar as aplicações e separadores das redes sociais enquanto trabalha e definir blocos de tempo específicos para essa finalidade; verificar a sua caixa de email em horários específicos do dia, em vez de confirmar constantemente as novas mensagens; motivar os membros da sua equipa a também adotarem estes passos.

Outro aspeto relevante é “definir intervalos entre reuniões”, “agendar tempo de concentração”; “usar o tempo de deslocação para mudar o mindset”. Esta última dica é muito importante, pois o tempo das deslocações é o tempo em que as pessoas começam a transitar da rotina pessoal para a profissional e vice versa. De acordo com os investigadores da Microsoft, “6 em cada 10 pessoas sentem-se mais produtivas quando um assistente digital as ajuda a entrar e sair do modo de trabalho”.