Organizar o espaço do escritório para um regresso em segurança

Por: Susete Lourenço

Desde que o estado de emergência foi decretado que a maioria de nós ficou em casa em regime de teletrabalho. Foi preciso adaptar o espaço casa a uma zona de trabalho, um “Home Office” e as reuniões pessoais foram substituídas por reuniões virtuais. Felizmente a pandemia está controlada e o governo decretou o regresso faseado à (nova) normalidade.

Mas, como podem as empresas e os seus colaboradores regressar ao trabalho em segurança, uma vez, que ainda não existe tratamento válido, vacina ou imunidade de grupo elevada, para combater este vírus?

O governo português e a União Europeia, através da Agência Europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho (EU-OSHA), elaboraram orientações que pretendem garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores no regresso às respectivas empresas e que apontam, por exemplo, para a continuação do teletrabalho se for possível adoptá-lo como opção a longo prazo, ou a utilização de transportes individuais em vez dos colectivos.

Uma das orientações é a distância de segurança entre pessoas, de forma a evitar o contágio. O COVID-19 transmite-se por contacto próximo com pessoas infetadas pelo vírus, ou superfícies e objetos contaminados. Esta doença transmite-se através de gotículas libertadas pelo nariz ou boca quando tossimos ou espirramos, que podem atingir diretamente a boca, nariz e olhos de quem estiver próximo. As gotículas podem depositar-se nos objetos ou superfícies que rodeiam a pessoa infetada. Por sua vez, outras pessoas podem infetar-se ao tocar nestes objetos ou superfícies depois de tocar nos olhos, nariz ou boca com as mãos.

Foi determinada uma distância de segurança dois metros entre pessoas. Esta orientação condiciona o espaço físico, obrigando na maioria das empresas a uma mudança no layout e a colocação de divisórias de forma a reforçar a protecção. Esta medida irá levar as empresas a uma redução da ocupação máxima dos espaços de trabalho, sendo necessário encontrar soluções de ordem física de forma a “esticar” o local de trabalho.

Mais do que nunca, a organização do espaço é fundamental como forma deaumentar a segurança e a protecção entre colaboradores, clientes e fornecedores, mantendo o foco e a produtividade.

Na nova organização do espaço físico podem ser tomadas medidas propositadas com necessidade de intervenção de trabalho de obra, derrubar ou construir paredes ou medidas improvisadas, como o uso de gavetas móveis ou outras unidades de armazenamento funcionando como separadores ou divisórias entre espaços.

É uma excelente altura para destralhar o escritório, tal como fazemos nas nossas casas. Uma área de trabalho desorganizada reduz o espaço físico necessário para a realização da actividade, bloqueia a criatividade, aumenta a probabilidade de perda de documentos e informação e aumenta o stress.

Avaliar equipamentos que se encontram partidos ou avariados, objectos de decoração que não se enquadram na atual disposição, material de economato que não é utilizado e pode ser doado, como por exemplo, folhas de acetato para se fazerem viseiras. Além de deixar o ambiente muito mais organizado, ganhará mais espaço livre que nesta fase é tão importante para a otimização da área física.

Poderá ainda aproveitar o momento para fazer uma avaliação do arquivo em papel da empresa. Os documentos encontram-se organizados e são sempre encontrados quando são procurados? O arquivo é feito com regularidade ou existem documentos espalhados pelo escritório? As pastas estão devidamente identificadas? Com que regularidade são consultados os documentos? Possui uma tabela de seleção onde estão elencadas as várias tipologias de documentos existentes, definidos os prazos legais de conservação dos documentos e os destinos finais? Já pensou na digitalização da documentação para libertação do espaço físico? A área ocupada pela documentação é demasiado grande e necessária para a nova reorganização do espaço de forma a colocar os colaboradores com a distância adequada de segurança?

Questões pertinentes que devem ser consideradas quando a falta de espaço é um factor determinante. Ponderar o aluguer de um espaço físico externo à empresa ou considerar a locação desta documentação a empresas especializadas que mantem os documentos seguros e protegidos 24 horas por dia e com boas condições de conservação, mantendo a estabilidade da temperatura e as condições de humidade e poeiras, pode ser uma definição estratégica da empresa.

Não esquecer as secretárias de trabalho que devem estar arrumadas e organizadas e no final do dia de trabalho, deverão ficar completamente limpas de papeis e objectos de apoio, de forma a serem desinfetadas com os produtos adequados. O mobiliário e equipamentos mais sensíveis como por exemplo, telefones ou telemóveis poderão ser desinfetados, após a limpeza, com toalhetes humedecidos em desinfetante ou em álcool.

É importante que seja assegurado pela entidade prestadora do serviço de limpeza ou funcionários que têm instituídos, nos seus procedimentos as medidas necessárias que evitam o risco da transmissão da COVID-19, como panos específicos para áreas próprias ou em função do tipo de superfícies.

No novo posicionamento do espaço de trabalho não ignorar a presença dos fios que ligam computadores, impressoras e fotocopiadoras encontrando soluções adequadas, através de calhas ou outras soluções de proteção para que não causem quedas e permitam a limpeza adequada do chão tão importante nesta fase.

Nas zonas comuns, como refeitórios, salas de reuniões, salas de convívio, vestiários e ainda elevadores e escadas devem ser (re)estabelecidas regras de utilização nomeadamente marcas no chão alertando para as distâncias de segurança. No caso dos refeitórios e das cantinas, os horários devem ser alargados para assegurar que não há concentração de pessoas.

Ter em consideração os fluxos de entradas e saídas da empresa, de forma a assegurar o distanciamento social entre trabalhadores, clientes e fornecedores de forma a ser mantida a distância de segurança prevista.

As alterações para a reorganização do espaço físico devem ser acompanhadas paralelamente com outras medidas de forma a reforçar a segurança no local de trabalho.

É importante criar planos de contingência ou rever os já existentes.

Incentivar todos os trabalhadores a adotarem procedimentos de etiqueta respiratória sempre que tiverem necessidade de tossir, de espirrar e assoar, disponibilizando lenços de papel em vários locais, devendo estes estar devidamente acondicionados em embalagens fechadas que possam ser descartadas higienicamente. Comunicar a todos os trabalhadores as medidas de prevenção, esclarecendo todas as dúvidas e preocupações.

Instituir pausas de trabalho para a higienização das mãos ao longo do período do trabalho, com “lembretes” periódicos que podem ser realizados através de um email ou de outro meio de comunicação interno que a empresa já possua e chegue a todos os colaboradores.

Afixar posters informativos que promovam a higienização das mãos. E colocação de material de higienização, reforçando as práticas em locais como a entrada do escritório, casas de banho, cozinhas ou copas, refeitórios, e por outras zonas da empresa, tendo em consideração a sua tipologia e área de trabalho. Certifique-se que os dispensadores são recarregados regularmente e têm a necessária manutenção.

Não esquecer as pessoas externas à empresa e estabelecer procedimentos de higienização das mãos junto dessas pessoas externas, como clientes, fornecedores, público em geral que visitam a empresa antes de se iniciar um atendimento, uma reunião, uma auditoria, ou visita, ou outra situação similar.

Uma limpeza com os produtos adequados à higienização tendo em consideração o tipo de vírus em causa e uma boa ventilação do espaço é fundamental.

Evitar os contactos próximos, limitando a um total de 15 minutos, trabalho por turnos diferentes, organizando as pausas e a utilização de locais como as casas de banho, refeitórios e copas.

Garantir que todos os trabalhadores têm acesso aos equipamentos de proteção individual adequados: máscaras, viseiras, luvas.

Se os empregados levam almoço para o trabalho, devem levar também os seus próprios talheres. Não permitir a loiça nem talheres partilhados, a menos que a empresa disponha de uma máquina de lavar loiça com programas a 60ºC.  

Caso os trabalhadores conduzam um carro da empresa que não é exclusivamente para o seu uso, é prudente passar uma toalhita desinfetante no volante, na alavanca de velocidades, nos interruptores, no rádio e no assento do condutor (a limpeza do carro deve ser sempre feita com toalhitas húmidas e nunca a seco – se não tiver uma toalhita, use um pano humedecido com álcool a 70%). Evitar usar o ar condicionado para não haver recirculação do ar e abrir ligeiramente o vidro para manter o carro arejado.  

Medidas suficientes para todos ficarem mais protegidos e possam regressar em segurança ao escritório.

«Hoje, mais do que nunca, é muito claro que a protecção e a promoção da segurança e da saúde no trabalho são da máxima importância para trabalhadores, empresas, sistemas de protecção social e toda a sociedade», afirma o comissário europeu do Emprego e Direitos Sociais, Nicolas Schmit.