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Rui de Brito, Business Developer da Tickelia (Foto: Divulgação)
Rui de Brito, Business Developer da Tickelia (Foto: Divulgação)

“Perdíamos cerca de três horas por colaborador todas as semanas”

Por: João Carreira

As faturas das despesas da semana por parte dos colaboradores sempre foram um problema para a maioria das empresas, sejam elas maiores ou mais pequenas, que acabavam por perder tempo crucial para o bom funcionamento das mesmas com esta questão administrativa.

Assim, surgiu a Tickelia, através da necessidade de criar uma ferramenta que agilizasse o processo e que fosse integrada com qualquer ERP para facilitar o uso. O Business Developer da empresa, Rui de Brito, explica-nos o processo.

PME Magazine (PME Mag.) – Como e quando surgiu a empresa?

Rui de Brito (R. B.) – A Tickelia é um produto da empresa Inology (1986). Foi criado em 2013, resultante da necessidade dos nossos clientes em agilizar o processo de aprovação das despesas dos próprios colaboradores. Todas as sextas-feiras à tarde perdiam cerca de duas horas a juntar todas as faturas das despesas da semana, justificar cada uma numa folha excel e entregar depois à contabilidade. Nem sempre entregavam todas as faturas… Havia sempre alguma que se perdia. Depois, ainda faltava o trabalho da contabilista da empresa. No total, perdíamos cerca de três horas por colaborador todas as semanas. Na altura, éramos 17 colaboradores a apresentar despesas.

Detetámos, rapidamente, que este problema era maior nas empresas com mais colaboradores a apresentarem despesas. Era necessário criar uma ferramenta que agilizasse todo este processo e que fosse integrada com qualquer ERP, para facilitar o seu uso. Foi assim que começamos a criar a Tickelia.

PME Mag. – Em que sentido a Tickelia está a revolucionar a gestão de despesas das empresas?

R. B. – As empresas deixam de perder tempo com este processo improdutivo. Temos calculado que conseguimos eliminar 75% do tempo que é gasto nesta operação; desde submeter despesas até à aprovação das folhas de despesas no ERP da empresa.

Os colaboradores conseguem digitalizar as faturas através da app no telemóvel e todo o processo acontece de forma automatizada, até chegar ao ERP da empresa com todas as contas contabilizadas. Não há necessidade de guardar as faturas em papel, basta digitalizar com a App Tickelia no momento em que nos entregam as faturas. Simples e efetivo!

PME Mag. – Esta é uma solução que permite maior produtividade por parte dos colaboradores, correto?

R. B. – Os colaboradores que apresentam despesas só precisam de fazer uma foto à fatura e identificar a natureza da despesa na app. O departamento financeiro aprova as despesas e estas entram automaticamente no ERP. Em todo o processo conseguimos reduzir em 75% o tempo dedicado a esta operação.

PME Mag. – De que forma é possível implementar nas empresas?

R. B. – Fácil. A Tickelia integra com qualquer tipo de software que exista nas empresas. A app é bastante user friendly e não há necessidade de uma formação exaustiva.

PME Mag. – Quais são as grandes vantagens deste serviço para as pequenas e médias empresas?

R. B. – Deixam de perder tempo com tarefas improdutivas e maçadoras como juntar faturas, justificar e ficar à espera da aprovação para receber o valor das despesas. Acabaram as faturas perdidas e o tempo despendido a justificar e aprovar gastos.

PME Mag. – A que se deve a trajetória ascendente da empresa?

R. B. – A Tickelia chega no momento ideal. As empresas já sentem a necessidade de se digitalizarem, de automatizar todos os processos. A pandemia veio acelerar esta necessidade e Tickelia já era uma solução consolidada em 2020. Quando o ritmo de trabalho e viagens foi retomando a normalidade, a Tickelia sofreu um boom no seu crescimento. Fomos procurados por várias empresas dos mais diversos ramos de atividade.

PME Mag. – Em termos internacionais, o que podemos esperar?

R. B. – A Tickelia está em constante atualização de processos para cumprir com todas as normativas legais dos países onde está presente. Em Portugal, cumprimos com os requisitos impostos pela Autoridade Tributária e o mesmo acontece nos 142 países onde a Tickelia é utilizada pelos nossos clientes. Atualmente, temos escritórios em Barcelona (sede), Madrid, Lisboa, Milan e Bogotá na Colômbia, desde onde damos serviço a todo o continente americano, devido às particularidades fiscais de cada país latino.

A Tickelia está em pleno crescimento e prova disso é a enorme aceitação por parte das principais empresas de cada país onde atua.

Prevemos um crescimento, até 2025, na ordem dos 200%.