Por: Ricardo Parreira, CEO PHC Software
Com a chegada do verão, existe a tendência para se pensar que a quebra de produtividade nas empresas é inevitável. Tudo parece contribuir nesse sentido. O calor, a marcação de férias, até a diminuição do número de notícias nos dá a sensação de que tudo abranda. Mas para um gestor essa quebra de produtividade não é um dado adquirido.
O fenómeno não é um exclusivo nacional. Reflete-se em diversos estudos e relatórios. Por exemplo, em França, a consultora Robert Half refere que 45% das empresas acreditam que os colaboradores são efetivamente menos produtivos no verão. Já no mercado dos EUA – dados obtidos pela Business Insider – tem sido registada uma quebra de 20% de produtividade nos meses mais quentes, assim como uma redução da assiduidade em 19% e um aumento de tempo por projeto na ordem dos 13%. Se existe uma tendência mundial, como poderemos contrariar a inércia que abranda a velocidade de tantas empresas?
Se há característica que distingue os humanos dos outros animais é a nossa capacidade de contrariar a inércia e modificar o mundo à nossa volta. Enquanto gestor, no verão, acredito que podemos fazer pequenas ações que aceleram o nosso desempenho – ou, pelo menos, abrandam o seu défice. Um misto de cultura empresarial, tecnologia de gestão e iniciativa pode aumentar drasticamente o rendimento de uma empresa durante estes meses.
“Se há característica que distingue os humanos dos outros animais é a nossa capacidade de contrariar a inércia e modificar o mundo à nossa volta.”
A primeira passa por contrariar as condições naturais. Sabemos que acima dos 35º Celsius a quebra de produtividade é na ordem dos 20%, afetando o rendimento dos colaboradores. Nesse sentido, um ambiente fresco e confortável, com água sempre disponível para manter os níveis de hidratação altos e uma cultura que permita um dress code flexível (evitando o fatídico fato e gravata em pleno verão) aumenta diretamente a velocidade da empresa.
Mas também uma cultura de liderança, em que os líderes planeiem de forma correta as férias das pessoas das suas equipas, dá o seu contributo. Um mau planeamento de férias afeta a produtividade, originando conflitos de dados e má distribuição dos recursos disponíveis. E é aqui que a transformação digital ajuda aos líderes a planear melhor. As ferramentas tecnológicas de gestão, que tratam da colaboração interna, ajudam nas marcações, na definição de uma agenda comum, na autonomia dos colaboradores e entre tantas outras coisas, não só no verão, como também ao longo do ano.
“Uma cultura que permita um dress code flexível aumenta diretamente a velocidade da empresa.”
Quando os humanos relaxam, o software acelera e transforma a empresa. Um software de gestão nunca abranda o ritmo e garante o controlo total sobre projetos, tarefas e equipas, qualquer que seja a época do ano e ajuda uma empresa a ser “imune ao calor”. É essencial apoiar a sua gestão de tarefas em ferramentas que permitam aos colaboradores consultar o estado de execução de cada tarefa, gerir prioridades e comunicar com outros colegas envolvidos no projeto. Tendo alertas que ajudam a empresa a funcionar como um todo.
E já que falamos em tecnologia, porque não aproveitar a automatização de processos para evitar a quebra de produtividade? Pode contrariar-se a quebra provocada por uma maior ausência de pessoas em férias se o software assegurar parte do trabalho. A melhor forma de garantir que os processos continuam a decorrer, sem problemas, é configurar workflows com a sequência das ações previstas. Assim, cada colaborador é avisado, automaticamente, do que deve fazer e em que prazo. Em caso de incumprimento (por exemplo, férias), o sistema notifica logo um outro responsável, para o qual a tarefa vai ser delegada, contrariando assim o abrandamento de ritmo da empresa.
E por que não assegurar a gestão remota de tarefas? Para contrariar os atrasos e faltas imprevistas dos seus colaboradores podemos possibilitar uma gestão online de tarefas e projetos, com acesso em qualquer local e dispositivo. A produtividade mantém-se mesmo com o colaborador fora do escritório.
“Pode contrariar-se a quebra provocada por uma maior ausência de pessoas em férias se o software assegurar parte do trabalho.”
Por último, talvez a mais importante forma de contrariar o défice de produção, devemos manter elevada a motivação para o trabalho. Com a proximidade das férias é natural que os seus colaboradores se sintam pouco motivados no verão. É importante que se dedique uma atenção especial à sua motivação, através do incentivo à proposta de novas ideias das equipas, garantindo que têm um fluxo de trabalho adequado e dinamizando tarefas fora da rotina. Na PHC, por exemplo, temos diversas atividades. Numa delas, transformamos os escritórios numa praia, quebrando assim a rotina e fazendo o nosso dia a dia mais produtivo.
Estas são algumas ideias e possivelmente outros gestores terão muitas mais. Mas o ponto mais importante deste artigo é que a quebra de produtividade no verão não é fatídica e muito menos uma inevitabilidade. Temos formas, ferramentas e iniciativas que nos ajudam a contornar o que muitos ainda dão por adquirido.
De facto, o desejado período de férias de verão não tem de ser uma “missão impossível” para a produtividade das empresas.
