Três ideias para melhorar o foco e decidir melhor

Por: Ricardo Parreira, CEO da PHC Software

Muitas vezes me perguntam como podemos aumentar a nossa produtividade enquanto gestores. Uma questão cada vez mais pertinente no mundo da gestão e que tem sido alvo de debate em muitos fóruns onde tenho estado presente.

Num mundo em aceleração permanente, com solicitações constantes e expectativas de resposta rápida, quase que poderia ser escrito um manual de sobrevivência para o gestor. De facto, a chamada attention economy tem colocado em perigo a produtividade das empresas, fazendo com que o que é urgente muitas vezes se sobreponha ao importante.

A tecnologia tem potencializado este efeito, ao deixar-nos vulneráveis perante uma velocidade que altera o status quo empresarial. No entanto, sabemos que os ganhos da utilização da tecnologia na gestão são enormes e vão continuar a permitir que as empresas produzam mais, controlem melhor os seus processos e obtenham melhores resultados.

Mas perante o ritmo alto, as constantes solicitações e ambientes onde a distração impera, como evitar o desperdício de energia e a quebra de ritmo? As PME, como qualquer empresa, têm de gerir estes perigos da melhor forma e preparar-se para lidar com a “economia da atenção”.

“As PME, como qualquer empresa, têm de gerir estes perigos da melhor forma e preparar-se para lidar com a ‘economia da atenção’.”

O aspeto mais óbvio é que o tempo é escasso para qualquer gestor. Se queremos ser competitivos temos de criar mecanismos de gestão que permitam ultrapassar as distrações constantes e colocar em primeiro lugar o que realmente importa.

Os mecanismos que implementamos na nossa empresa para ultrapassar esta pressão constante pela atenção são múltiplos, e alicerçados em software, sendo que muitos deles nascem de uma cultura estruturada; outros de um investimento ativo na liderança das nossas equipas. A explicação mais detalhada ficará para um outro formato, mas partilho aqui três que podem ser rapidamente implementados com eficácia e que estão ao alcance de qualquer empresa.

Primeiro, há que tratar o foco como uma competência de gestão, que permite manter uma pessoa produtiva em ambientes de solicitações múltiplas e constantes. Preparar o cérebro para aumentar a atenção é essencial, sendo crucial utilizar técnicas de treino da mente, como o mindfulness que atualmente tem apresentado excelente resultados. Mas este treino não deve ficar apenas na gestão de topo. Treinar as equipas para aumentarem o seu nível de foco é crucial para o sucesso de uma empresa, sendo que hoje esta é uma das competências mais determinantes no desempenho das equipas.

Em segundo lugar, é necessário controlar os perigos do open space. Esta forma de organização do espaço tem sido muito discutida, tanto pelas suas aparentes virtudes como pelos seus aspetos menos positivos, mas a sua popularidade deve-se a uma única variável: ser mais barato. Com isto não quero dizer que não se deve utilizar o open space, mas que devemos estar conscientes dos seus perigos para a atenção, para a produtividade e para a interação pessoal.

“Não quero dizer que não se deve utilizar o open space, mas que devemos estar conscientes dos seus perigos para a atenção, para a produtividade e para a interação pessoal.”

É preciso criar uma cultura que evite as distrações no open space, com códigos culturais (como por exemplo utilizar headphones como sinal de não estar disponível), apostar numa disposição do espaço que evite as distrações visuais, implementar uma cultura do silêncio ou ter espaços próprios para reunir e falar de forma a que não perturbem a sala partilhada.

Por fim, definir momentos para refletir. É importante calendarizar momentos que nos permitam abrandar o ritmo, parar para pensar e planear o futuro. Eu faço-o semanalmente, onde reservo um tempo para ler, estudar e pensar fora do escritório. É importante e acima de tudo é uma questão de vontade.

Gerir uma empresa hoje, não é simples, nem fácil. Mas estas três ideias ajudam a ultrapassar as possíveis distrações do dia a dia numa empresa, aumentando o nosso foco e potencial de decisão. Os ganhos da tecnologia são muitos, mas a experiência direta que tenho é que são ainda maiores quando a gestão acompanhar o ritmo.