“A pandemia veio confirmar a quase inexistência de políticas de informação” – Clara Branco

Por: Catarina Ferreira e Margarida Duarte

Com uma vasta experiência em gestão de arquivo de documentação, Clara Branco é a responsável pelo departamento de consultoria da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação e oradora no 4.º Encontro de Transformação Digital. Após um período de pandemia, a PME Magazine quis saber mais sobre quais foram os métodos e soluções utilizados pelo Grupo EAD para continuar a trabalhar de uma forma positiva e produtiva, como também perceber o porquê de as empresas recorrerem cada vez mais à gestão documental.

PME Magazine (PME Mag.) – Que tipo de formações tiveram de ser feitas aos peritos face à nova realidade em contexto pandémico?

Clara Branco (C. B.) – O contexto pandémico trouxe enormes desafios às famílias e empresas, que rapidamente tiveram que se adaptar, sem grande margem para um planeamento ou identificação de riscos. O novo modelo de colaboração, assente no teletrabalho, levantou questões de ordem informacional a todos, incluindo aos profissionais da área. Enquanto especialista em gestão da informação arquivística, as questões surgidas – como aceder à informação? Como localizar os documentos? Como organizar a informação? Quem pode aceder? – refletem as necessidades inerentes a uma boa gestão da informação, as quais procuramos responder com satisfação e resultados. O digital é, sem dúvida, um desafio para quem trabalha todos os dias com informação e a procurar as melhor soluções e respostas para a mesma, pondo à prova a sua formação de base, ainda que em permanente atualização. E, neste aspeto, refiro a importância da formação em segurança da informação, imperativa face à utilização e importância que o digital tem nos dias de hoje. Importa, ainda, salientar que esta mudança de paradigma, de que se fala, se traduz também numa visão e prática da profissão assente, cada vez mais, numa maior interdisciplinaridade e verdadeiro trabalho colaborativo com outras áreas do saber, que o digital veio confirmar.

PME Magazine (PME Mag.) – Qual a melhor forma de gerir a informação, sabendo que a internet está constantemente a fornecer-nos informações, umas verdadeiras, outras “fake news”?

C. B. – Direi que a melhor forma de gerir informação passa, primeiro que tudo, pela existência de uma visão de topo sobre a importância de uma verdadeira política de gestão da informação nas organizações, onde são definidas responsabilidades, legitimada a utilização unilateral e transversal de instrumentos de gestão da informação e regulamentadas práticas de gestão da informação. E, em termos mais específicos e operacionais, saliento o recurso a fontes fidedignas, nomeadamente sites institucionais, referências académicas. 

O digital é, sem dúvida, um desafio para quem trabalha todos os dias com informação e a procurar as melhor soluções e respostas para a mesma, pondo à prova a sua formação de base.

PME Mag. – Que mudanças tiveram de ser feitas nesta transição para o contexto pandémico e de confinamento? 

C. B. – Em termos de consultoria, as reuniões de trabalho passaram a ser todas feitas via plataformas online, quer com clientes quer com equipas de trabalho; as equipas que inevitavelmente estavam a trabalhar no terreno, por imperativos de acesso à informação, tiveram formação acrescida nas novas normas da DGS e da própria EAD, assim como lhes foi facultado material de higienização e proteção

PME Mag. – Quais foram as maiores necessidades de curto e médio prazo que a pandemia trouxe às organizações? 

C. B. – Em termos informacionais, julgo que as necessidades são de várias ordens e âmbito. Numa esfera mais estratégica, a pandemia veio confirmar a quase inexistência de políticas de informação, validando a urgência da sua existência, até para o futuro das próprias organizações. Em segundo lugar, a velha máxima “acesso à informação a tempo e horas e em qualquer lugar” ganhou um novo significado. E o sucesso da mesma, a curto e médio prazo, implica organizar e avaliar a informação implementando previamente instrumentos próprios, definir responsabilidades de acesso, controlo e segurança na gestão do sistema. E, por último, digitalizar, mas de uma forma planeada e integrada no sistema de informação previamente desenhado e implementado e não como a resposta urgente e imediata a uma necessidade de acesso à informação digital.

A velha máxima “acesso à informação a tempo e horas e em qualquer lugar” ganhou um novo significado.

PME Mag.- Porque é que cada vez mais as empresas recorrem à gestão documental?

C. B.- As organizações procuram cada vez mais a gestão documental por questões de necessidades de informação, mas também de gestão de espaço e custos. Essas necessidades traduzem-se em períodos de atividade próprios das organizações. Ou seja, geralmente quando identificam que estão a ter problemas de acesso à informação produzida diariamente, contactam-nos. E então uma equipa de especialistas vai para o terreno e desenvolve, junto com a equipa do cliente, instrumentos próprios (plano de classificação e tabela de seleção) que vão “estancar”, resolver esse problema que é da esfera do presente, mas que tem um grande impacto no futuro do sistema de arquivo e na própria organização. Também nos procuram, muitas vezes, porque desconhecem o volume documental que ao longo dos tempos se foi acumulando nos depósitos, sabendo que há documentos que importa conservar e outros eliminar. Mas não sabem quais. E, à semelhança da situação anterior, é colocada uma ou várias equipas no terreno, que fazem o prévio trabalho de reconhecimento documental, para posterior organização e avaliação. Na fase da pandemia fomos procurados para ambas as situações, que foram naturalmente adaptadas ao contexto de teletrabalho, nosso e dos clientes.