O que fazer a milhares de faturas emitidas todos os meses?

O controlo e boa gestão das faturas que são emitidas todos os meses pelas empresas é um dos grandes desafios das organizações hoje em dia. A PME Magazine foi media partner do terceiro Encontro Transformação Digital, organizado pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, e dá a conhecer os dois casos de estudo apresentados no evento, da TAP e da Europcar.

Dedicado ao tema “Eficiência Digital no Tratamento dos Documentos dos Processos de Negócio e Suporte ao Negócio”, o encontro, que decorreu em Lisboa, teve como foco principal a eficiência na gestão das contas a pagar na transformação digital dos processos de negócio.

O primeiro caso a ser apresentado foi o da TAP, por Sara Maia, manager de Contas a Pagar da companhia aérea.

Com 32 mil contas “de fornecedores ativas em SAP e 280 mil faturas emitidas por ano, traduzidas em um milhão e 400 mil páginas”, a companhia aérea decidiu “encontrar uma forma de ter canais únicos e concentrar a informação”.

“Recebemos faturas em todos os idiomas possíveis e imaginários e recebemos faturação em 55 divisas diferentes, tudo isto tinha de ser trabalhado”, referiu Sara Maia, acrescentando também a problemática das faturas em duplicado.

O parceiro escolhido para a transformação digital desta área do negócio foi a EAD. Renato Correia, coordenador de serviços óticos da EAD, que explicou as soluções encontradas: uma para a documentação digital através do sistema de gestão documental em workflow Read, Write & Share (RWS), da EAD, que permite organizar, através da automação de regras, um fluxo de email que permita um identificador único para cada email e assim evitar duplicação de documentos, depois entregues ao sistema SAP.

No que toca aos documentos físicos, foi colocada uma equipa em outsourcing na companhia aérea para a desmaterialização das faturas, via software Kofax, encaminhadas depois para o sistema da EAD para validação e posteriormente devolvidas à organização.

Europcar com centro financeiro otimizado

Pela Europcar, Ana Denise Silva, head of PTP (Purchase to Pay) do Europcar Mobility Group Shared Services, revelou que o centro processa mais de 41.500 faturas todos os meses de todos os países citados, 65% por meio digital e 35% em papel, agora redirecionadas para a EAD para o devido tratamento.

Mais uma vez, o parceiro escolhido nesta digitalização foi a EAD. As faturas digitais, segundo Renato Correia, são agora transferidas para o software de captura de informação Metaserver, onde são classificadas e indexadas, extraindo os metadados das mesmas  e devolvido ao cliente as imagens e metadados. Já as faturas em papel são processadas da mesma forma que as da companhia aérea.

O encontro contou, ainda, com a participação de Luís Neves, diretor de Certificação da SGS ICS, sobre a importância da boa gestão documental nos sistemas de gestão da qualidade, nomeadamente sobre a norma ISO 9001. Sendo esta a norma de referência para os sistemas de gestão de qualidade, Luís Neves resumiu os conceitos necessários para um processo bem-sucedido de cumprimento da norma, nomeadamente “manter informação documentada” e “reter” a informação necessária ao cumprimento da mesma.

“A informação deve ter uma proteção adequada para evitar a perda de confidencialidade. A informação deve ser protegida: primeiro na sua integridade, que ela não se perca e não seja corrompida; depois, na disponibilidade; e depois na confidencialidade. Ou seja, só as pessoas que têm direito a aceder a essa informação é que de facto devem ter acesso a ela”, salientou.

“Gestão documental habituou-nos à salvaguarda dos dados”

Sofia Pina, Data Controller e Corporate Records Manager do Grupo Sport Lisboa e Benfica, falou sobre a importância do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) para a gestão documental, lembrando que as boas práticas do RGPD já eram levadas a cabo pelas organizações da área: “A gestão documental já tem práticas antigas e sempre nos habituou à salvaguarda dos dados”.

“Cada pessoa deve ter consciência da sua pegada digital, daí a importância dos consentimentos de recolha de dados”, defendeu.

Para a responsável, “as empresas têm de interiorizar que os seus processos estão no meio da transformação digital”.

“A implementação das tecnologias da informação tem de considerar todo o ciclo de vida [dos documentos], garantindo as evidências para o futuro”, disse, acrescentando que “os arquivistas são os que estão mais bem colocados para cumprir com as disposições da proteção de dados”.

Outra das questões levantadas foi o prazo de conservação dos clientes, que, adianta Sofia Pina, pode ser alargado “para fins de gestão documental”.

Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD, fez a sua apresentação dedicada ao tema da eficiência digital nos negócios e na importância de inovar, nomeadamente tendo em conta a “mudança de mentalidades” que está a ocorrer com a geração millennial.

“Se a geração X ou Z, ou os veteranos não se adaptarem, não vamos conseguir criar, não vamos ter sucesso”, disse.

No que toca aos passos a seguir para operar uma transformação numa organização, Paulo Veiga salientou a importância de as organizações “definirem uma área de intervenção, algo que permita ter um ganho visível, avaliar e estender a outras áreas”, seja ela a transformação da experiência do cliente, transformação de processos operacionais e transformação de modelos de negócio.