O sistema nervoso digital é aquilo que permite a uma empresa reagir de forma eficiente e ativar as suas operações sempre que necessário. O tema está em destaque nas PHC Exec Talks, das quais a PME Magazine é media partner. Francisco Caselli, performance analytics director da PHC Software, explica porque é que todas as empresas precisam de um software de gestão para serem mais produtivas.
PME Magazine – Em traços gerais, o que é o sistema nervoso digital?
Francisco Caselli – O sistema nervoso digital é uma rede de comunicação entre vários pontos da empresa, suportada por ferramentas e processos de gestão. Permite a uma empresa reagir em tempo útil e ativar as suas operações. Ou seja, a partir dos seus locais de comando, dar ordens de execução de ações de forma coordenada, possibilitando uma boa comunicação bilateral entre a liderança e as equipas, através da transição de informação útil entre todos. Não só a comunicação entre pessoas, mas também do negócio para as pessoas, de todo o ecossistema, com informação importante para a tomada de decisão. A título de exemplo, quando o stock de um armazém baixa de um determinado limite, alguém tem que ser automaticamente avisado e com instrução do que deve fazer. É aqui que entra o sistema nervoso digital. Da mesma forma, quando entra uma nova encomenda, a logística sabe que a tem de despachar, sabe onde está o artigo e para quem o deve enviar. Ao mesmo tempo, o departamento responsável sabe que deve tratar da faturação. Tudo isto acontece em tempo real porque esta rede de comunicação prepara a empresa para uma reação rápida.
PME Mag. – Qual a sua importância na vida de uma empresa?
F. C. – Uma empresa é um sistema aberto, como um organismo. É um ser vivo, que necessita de sistemas que assegur3m a sua sobrevivência, tal como nós humanos. Uma empresa precisa de sinais de alerta, precisa de enviar informação para os seus órgãos de execução, precisa de conhecer o que se passa na sua envolvente. No fundo, precisa de um sistema para manter a sua atividade a funcionar; ou seja, manter-se viva. E, no mundo cada vez mais acelerado em que vivemos, um bom sistema nervoso digital é cada vez mais uma vantagem competitiva que faz a diferença no sucesso das empresas.
PME Mag. – Quais os riscos para as empresas que se recusam a aderir a esta realidade?
F. C. – O risco de uma empresa não possuir um sistema nervoso digital, tal como para outro ser vivo, é o de não conseguir defender-se quando é atacada, ou de não conseguir agarrar uma oportunidade quando ela é detetada. Perante a velocidade, a quantidade de estímulos e a adaptação constante que o mercado hoje exige, não é possível ter capacidade de resposta em tempo útil sem esta rede. É ela que permite reagir aos sinais vitais e garantir a boa coordenação entre a execução e a decisão. Quem não tem um sistema nervoso digital funcional irá reagir fora de prazo, será ultrapassado pela concorrência, arrisca-se a perder a oportunidade, e, acima de tudo, terá uma empresa descoordenada e com muito menos controlo.
PME Mag. – Há dados sobre a melhoria da eficiência nas empresas com a utilização de softwares de gestão?
F. C. – Na questão financeira, a utilização de software de gestão já é obrigatória, mas nas restantes áreas da empresa, a tendência é o software expandir-se e criar ganhos significativos com os sistemas integrados de gestão. Aqui, há indicadores claros dos seus benefícios. A título de exemplo, está estudado que 95% dos gestores admitem que tiveram benefícios após a implementação deste tipo de sistemas. Mais, dizem que os custos operacionais reduzem, em média, em 23%, que os custos administrativos baixam 22%; e que os timings das entregas melhoram em 24%. Indicadores claros de eficiência e ganho operacional para as empresas que tenham um software de gestão adaptado à sua empresa.
PME Mag. – Há, ainda, muita resistência a estas soluções?
F. C. – As resistências são cada vez menores e Portugal tem dado passos importantes para uma gestão mais moderna e digitalizada, no entanto, podemos reduzir as principais resistências ainda em dois tipos. O primeiro é o desconhecimento do potencial destas ferramentas de gestão; e, acima de tudo, dos riscos em não as usar. Temos observado evolução nesta área, onde os gestores portugueses estão cada vez mais conscientes e com tendência a compreenderem os ganhos que podem tirar com um software de gestão preparado para a sua empresa. A segunda é uma resistência que ainda existe nalgum tecido empresarial mais conservador, em automatizar processos que tradicionalmente são feitos ainda por pessoas, mas nos quais as tarefas não têm muito valor acrescentado. Está estudado que o que uma empresa já aprendeu, pode ser sistematizado e introduzido num sistema que o executa, libertando as pessoas para pensar nos processos e em como os melhorar.
