Por: Ana Ganhão, Humanistic Professional Coach
Umas empresas reúnem muitas vezes e o produto da reunião é improdutivo, outras não reúnem e ficam no vazio da comunicação. Reuniões ineficazes têm custos para a empresa: por serem extensas impactam no tempo útil do colaborador logo nas suas tarefas e por serem inconclusivas desorientam e desmotivam.
Existem dois fatores chave para criar reuniões produtivas: o tempo e a comunicação. Aqui ficam alguns conselhos para ter reuniões mais produtivas:
- Como responsável, comece por definir se a reunião é mesmo necessária e que tipo de reunião vai ter (formativa, informativa, de feedback, tomada de decisões, ou outra). De acordo com o tipo de reunião prepare e aloque os recursos necessários;
- De seguida convide apenas as pessoas diretamente envolvidas no assunto. Tenha presente o custo que cada colaborador envolvido representa para a empresa;
- Defina o dia e hora que menos impactará nos custos da empresa e em que os seus colaboradores estarão menos sobrecarregados;
- Informe que tipo de reunião vai ter e qual o tema. Se for uma reunião de feedback a mesma pode ser feita de pé num espaço comum de trabalho, faz com que todos percebam que a mesma tem de ser rápida e efetiva, logo ficarão mais atentos;
- Escolha um líder para a reunião. Mantenha essa escolha rotativa, fazendo assim com que todos participem e compreendam a importância desse papel;
- Defina as regras da reunião, cumpra-as e faça-as cumprir;
- Seja preciso, claro e objetivo;
- Comece e acabe cada assunto, não deixe que os participantes naveguem entre assuntos sem que o anterior esteja concluído;
- Peça a intervenção de todos e crie comprometimento entre as partes;
- Tenha sempre presente o lema de “foco na solução”;
- Termine a reunião com uma breve conclusão, um reforço das decisões tomadas e uma palavra de motivação.
Elimine reuniões agendadas que já não sejam necessárias. Como exemplo, ter um agendamento semanal no início de um projeto poderá ser indispensável, mas à medida que o processo vai avançando poderá ser necessária somente uma reunião quinzenal ou mensal.
Por fim, informe os colaboradores sobre os resultados alcançados, dando relevância ao facto de o sucesso ser possível graças aos alinhamentos que todos fizeram nas reuniões, mantendo desta forma a motivação para futuras participações.
Prazerosas reuniões!
