As cinco melhores práticas para controlar os custos no “mundo” teletrabalho

Por: João Carvalho, head of SAP Concur | Southern Europe and Africa

A pandemia da Covid-19 tornou o trabalho remoto uma prática comum entre colaboradores. Com mais tecnologia, aplicações e métodos de dados em cloud, tornou-se uma tendência que não mostra sinais de abrandamento. Ao permitir que os colaboradores trabalhem à distância, as empresas estão a encontrar outras vantagens: evitam-se deslocações, permite que as organizações contratem colaboradores independentemente de onde vivam e proporciona mais flexibilidade e equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal.

No entanto, existem novos desafios a ultrapassar. Com tantos colaboradores a trabalhar a partir de casa é muito provável que as políticas de trabalho remoto, em vigor na empresa, estejam a ser postas à prova. É também crucial encontrar um equilíbrio perfeito entre melhorar a experiência de trabalho dos colaboradores, e assegurar que a organização obtém os dados de que necessita para se adaptar rapidamente à mudança e manter o controlo financeiro.

Assim, e com o objetivo de ajudar as empresas neste desafio, eis cinco dicas que, na minha ótica, as ajudarão a obter um melhor controlo sobre as suas finanças nesta nova realidade do trabalho remoto:

• Implementar e definir novas políticas: A política de despesas, de uma organização, pode ter de ser revista ou alterada, mesmo que temporariamente. Por exemplo, em circunstâncias ditas “normais”, os colaboradores não poderiam reclamar o pagamento dos custos associados ao gasto de eletricidade – este é sem dúvida um tema que tem de ser revisto. Pensar sobre estes assuntos demonstra um compromisso prático para com os colaboradores. Ao implementar ou atualizar políticas as mesmas deverão ser comunicadas de forma clara e regularmente, aos gestores e colaboradores, para garantir que todos ficam a par das mudanças.
• Implementar ferramentas tecnológicas para modernizar processos: À medida que mais colaboradores trabalham a partir de casa, este será um bom momento para implementar quaisquer novas políticas, programas ou ferramentas que ajudarão a facilitar os processos, desde colaboradores, gestores e ao departamento financeiro. Esta é também uma excelente oportunidade para rever regulamentos e requisitos locais e internacionais, de forma a garantir que as políticas de viagens e despesas continuam a estar em conformidade.
• Otimizar as oportunidades de recuperação do IVA: Acredita-se que, a nível mundial, as organizações muitas vezes não recuperem os custos das despesas de viagem, o que representa uma parte substancial das receitas. No entanto, a recuperação do IVA é mais fácil de falar do que implementar. Os processos manuais de recuperação são propensos a erros e inadequados a uma teia que é cada vez mais complexa ao nível de regulamentações governamentais e especificidades de cada país. A digitalização pode ajudar uma vez que aproveita o poder da IA e da aprendizagem mecânica. Felizmente, existem novas ferramentas no mercado que detetam automaticamente as despesas elegíveis para o IVA, validam recibos e otimizam o potencial de recuperação.
• Ganhar um maior controlo sobre os custos: À medida que uma empresa passa a apoiar colaboradores à distância, tornar-se-á essencial ganhar uma maior visibilidade dos gastos da empresa como um todo. As ferramentas inteligentes podem ajudar a identificar qualquer viagem que não esteja em conformidade e que tenha sido feita pelos colaboradores através de reservas externas. Além disso, a tecnologia pode ser utilizada para investigar categorias de despesas, para que as organizações possam encontrar oportunidades de reduzir custos desnecessários. Também irá permitir descobrir quais os fornecedores mais utilizados e assim negociar potenciais descontos. Em geral, a tecnologia pode ajudar as organizações a rever os fluxos de trabalho e a perceber se são necessárias aprovações adicionais para assegurar a poupança de custos e a aplicação da política da empresa em vigor.
• Educar os empregados: Um súbito fluxo de colaboradores em teletrabalho pode significar um maior número de utilizadores a reclamar despesas. Isto significa que as organizações devem de comunicar de forma mais regular com os novos utilizadores e dar a formação necessária para que utilizem, de forma eficaz, as ferramentas. As práticas de formação presenciais podem já não ser adequadas ou até mesmo possíveis para os que trabalham à distância, pelo que é crucial rever os métodos e conteúdos de formação para garantir que estes satisfazem as necessidades dos trabalhadores em regime remoto.

À medida que nos habituamos ao novo normal, os líderes que se concentram, a curto prazo, no apoio ao seu staff e utilizam esta fase como uma oportunidade para aumentar, a longo prazo, a resiliência empresarial, ganharão a confiança e o apoio dos seus colaboradores. Isto irá sem dúvida aumentar as receitas financeiras e a experiência dos funcionários, tornando a organização mais sustentável a longo prazo.